Registrul general de evidenţă a salariaţilor, cunoscut şi sub denumirea REVISAL, este o aplicaţie informatică, care permite înregistrarea de informaţii privind raporturile de muncă într-o bază de date proprie angajatorilor şi transmiterea acestora către o bază de date constituită la nivel naţional de Inspecţia Muncii. Rolul acestui registru este de a asigura evidenţa elementelor esenţiale ale unui raport juridic stabilit între angajat şi angajator, prin încheierea unui contract individual de muncă (CIM) încheiat potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
Conform art. 34 din Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii fiecare angajator, persoană fizică sau juridică de drept privat, instituţie sau autoritate publică ori altă entitate juridică, are obligaţia de a înfiinţa un Registru general de evidenţă a salariaţilor (REVISAL) care se va înregistra în prealabil la Inspectoratului Teritorial de Muncă, dată de la care devine document oficial.
Metodologia de întocmire a Registrului general de evidenţă a salariaţilor, înregistrările care se efectuează, precum şi orice alte elemente în legătură cu întocmirea acestora, au fost stabilite prin H.G. nr. 905/2017 privind Registrul general de evidenţă a salariaţilor și Ordinul MMFPS nr. 1.918/2011 pentru aprobarea procedurii şi actelor pe care angajatorii sunt obligaţi să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obţinerea parolei, precum şi a procedurii privind transmiterea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic.
Registrul general de evidenţă a salariaţilor se păstrează la domiciliul, respectiv sediul angajatorului, care este obligat să-l pună la dispoziţia inspectorului de muncă sau al oricărei alte autorităţi care îl solicită, în condiţiile legii.
Inspecţia Muncii, în calitate de operator de date cu caracter personal, administrează baza de date cu respectarea prevederilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal.
Completarea Registrul general de evidenţă a salariaţilor
Conform art. 3 alin. 2 din H.G. nr. 905/2017 registrul general de evidenţă a salariaţilor se completează, în format electronic, în ordinea angajării persoanelor, cu următoarele date, fără a avea caracter limitativ:
a) datele de identificare ale angajatorului persoană fizică sau juridică de drept privat, respectiv instituţie/autoritate publică/altă entitate juridică care angajează personal în baza unui contract individual de muncă, cum ar fi: denumire, cod unic de identificare – CUI, codul de identificare fiscală – CIF, sediul social şi numele şi prenumele reprezentantului legal – pentru persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, domiciliul – pentru persoanele fizice;
b) datele de identificare ale salariaţilor, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, cetăţenia şi ţara de provenienţă – Uniunea Europeană – UE, non-UE, Spaţiul Economic European – SEE;
c) data încheierii contractului individual de muncă şi data începerii activităţii;
d) funcţia/ocupaţia conform specificaţiei Clasificării ocupaţiilor din România (COR) sau altor acte normative;
e) tipul contractului individual de muncă;
f) durata contractului individual de muncă, respectiv nedeterminată/ determinată;
g) durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia, în cazul contractelor individuale de muncă cu timp parţial;
h) salariul de bază lunar brut, indemnizaţiile, sporurile, precum şi alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă;
i) datele de identificare ale utilizatorului, în cazul contractelor de muncă temporară;
l) data la care începe şi data la care încetează detaşarea, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face detaşarea;
m) data la care începe şi data la care încetează detaşarea transnaţională, definită de Legea nr. 16/2017 privind detaşarea salariaţilor în cadrul prestării de servicii transnaţionale, statul în care urmează să se realizeze detaşarea transnaţională, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi;
n) data la care începe şi data la care încetează detaşarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spaţiului Economic European, statul în care urmează să se realizeze detaşarea, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi;
o) perioada, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării contractului individual de muncă, cu excepţia cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale;
p) data şi temeiul legal al încetării contractului individual de muncă.
Transmiterea Registrului general de evidenţă a salariaţilor
Conform art. 4 alin. 1 din H.G. nr. 905/2017 transmiterea Registrului general de evidenţă a salariaţilor către Inspectoratul Teritorial de Muncă se face după cum urmează:
a) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. a)-i) se transmit cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii de către fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul în baza unui contract individual de muncă;
c) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. l) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detaşării salariatului;
d) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. m) şi n) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detaşării salariatului pe teritoriul altui stat;
e) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. o) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei suspendării/datei încetării suspendării, cu excepţia situaţiei absenţelor nemotivate când transmiterea în registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării;
f) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. p) se transmit cel târziu la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoştinţă a evenimentului ce a determinat, în condiţiile legii, încetarea contractului individual de muncă.
Orice modificare a datelor privind funcția, tipul CIM, durata CIM sau durata timpului de muncă se transmite în registru cel târziu în ziua anterioară producerii modificării. Excepţie fac situaţiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti când înregistrarea în registru se face în termen de 20 de zile de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia.
Modificare a datelor privind salariul, prevăzut în CIM, se transmite în registru în termen de 20 de zile lucrătoare de la data producerii modificării. Excepţie fac situaţiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti când transmiterea în registru se face în termen de 20 de zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia.
Orice modificare privind perioada de detaşare se transmite în registru cel târziu în ziua anterioară producerii modificării.
Modificarea datelor de identificare ale angajatorului sau ale angajatului se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în termen de 3 zile lucrătoare de la data apariţiei modificării.
Corecţia erorilor survenite în completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de acestea.
Modul de transmitere a datelor Registrului general de evidenţă a salariaţilor
Fiecare dintre angajatori are obligaţia să transmită către Inspectoratul Teritorial de Muncă în a cărui rază teritorială îşi au sediul/domiciliul datele în registru cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii de către primul salariat. Răspunderea pentru corectitudinea datelor transmise în registru revine în exclusivitate angajatorilor.
Angajatorii care au înfiinţat sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică, cărora le-au delegat competenţa încadrării personalului, pot delega acestora şi competenţa întocmirii, completării şi transmiterii datelor în registru în numele angajatorului. Acestea au obligaţia de a menţiona ambele date de identificare: codul unic de identificare – CUI şi codul de identificare fiscală – CIF.
Întocmirea, completarea şi transmiterea datelor în registru se realizează de către una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajatori persoane fizice sau persoane juridice de drept privat, de către persoanele care au aceste atribuţii stabilite prin fişa postului, în cazul instituţiilor/autorităţilor publice, şi de către prestatorii, specialiști în legislația muncii, care au încheiat contracte de prestări servicii cu angajatorii.
Datele în Registrul general de evidenţă a salariaţilor se transmit on-line pe portalul Inspecţiei Muncii, prin e-mail pe bază de semnătură electronic sau prin depunerea la sediul Inspectoratului Teritorial de Muncă.
Transmiterea on-line se face după solicitarea şi obţinerea de către angajator a numelui de utilizator şi a parolei, indiferent dacă angajatorul prestează serviciul de completare şi transmitere a registrului sau are încheiat un contract de prestări de servicii, şi activarea accesului la portalul Inspecţiei Muncii https://reges.inspectiamuncii.ro
Obţinerea numelui de utilizator şi a parolei se face la sediul Inspectoratului Teritorial de Muncă în a cărui rază teritorială angajatorul îşi are sediul sau domiciliul, în baza prezentării următoarelor documente:
a) solicitare scrisă pentru eliberarea numelui de utilizator şi a parolei;
b) împuternicire semnată de angajator, în cazul în care persoana care solicită obţinerea numelui de utilizator şi a parolei este alta decât reprezentantul legal al angajatorului;
c) copie de pe certificatul de înmatriculare;
d) copie a actului de identitate al persoanei împuternicite.
Pentru prima depunere la sediul Inspectoratului Teritorial de Muncă a registrului, adresa de înaintare, semnată de către reprezentantul legal, este însoţită de următoarele documente:
a) copia certificatului de înmatriculare la Registrul Comerţului;
b) copia certificatului de înregistrare fiscal;
c) copia a actului de identitate – în cazul angajatorului persoană fizică.
Alte obligații legale
Angajatorii persoane fizice sau persoane juridice de drept privat pot contracta serviciul de întocmire, completare şi transmitere a datelor în registru prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori, specialiști în legislația muncii, care îşi desfăşoară activitatea în condiţiile prevederilor legale în vigoare. Prestatorii însă nu pot subcontracta, la rândul lor, serviciile de transmitere a datelor în registrul privat încredinţate de angajator.
Angajatorii persoane fizice sau persoane juridice de drept privat au obligaţia de a notifica în scris Inspectoratul Teritorial de Muncă în a cărui rază teritorială îşi au sediul/domiciliul despre încheierea contractelor de prestării servicii, precum şi datele de identificare ale prestatorului, în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii contractului de prestări de servicii.
Contractarea serviciului de întocmire, completare şi transmitere a datelor în registrul privat nu exonerează angajatorul de obligaţiile stabilite de lege.
Angajatorii au obligaţia de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariaţi, de a-l păstra în bune condiţii la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.
Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puţin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum şi orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registru.
La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia copii ale documentelor existente în dosarul personal în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării. Documentele sunt eliberate în copie certificată de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită de angajator pentru conformitate cu originalul.
La încetarea activităţii salariatului, angajatorii au obligaţia să îi elibereze acestuia o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, precum şi un extras din registru.
La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia un extras din registru, datat şi certificat pentru conformitate, sau o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, astfel cum rezultă din registru şi din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.
În situaţia în care angajatorul se află în imposibilitatea de a elibera un extras din registru, salariatul/fostul salariat poate solicita ITM eliberarea unui extras din registru din care să rezulte activitatea desfăşurată la acesta, în calitate de salariat. Inspectoratul Teritorial de Muncă în cauză eliberează documentul, în baza registrului electronic transmis de angajator, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.
La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, Inspectoratul Teritorial de Muncă asigură accesul individual la datele personale din registru.
Datele din registru şi din dosarele personale ale fiecărui salariat se păstrează în condiţii corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum şi respectarea prevederilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal şi ale art. 25 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, referitoare la statele de plată. Angajatorii răspund pentru asigurarea acestor condiţii, precum şi pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricărei alte persoane fizice sau juridice prin încălcarea acestor obligaţii.
Actele normative care reglementează Registrul general de evidenţă a salariaţilor (REVISAL) au un impact social semnificativ, contribuind la crearea unei baze de date complete, care să reflecte activitatea desfașurată de un salariat, precum și la diminuarea fenomenului muncii nedeclarate.
Reglementarea completării în registru a unor elemente ale contractului individual de muncă, precum și instituirea unor contravenții diferențiate, conjugate cu instituirea posibilității pentru angajator de a contracta serviciile unor prestatori, specialiști în legislația muncii, pentru completarea și transmiterea registrului, au ca scop integrarea unui număr cat mai mare de angajați nedeclarați în economia formală, precum și reducerea pericolului pe care-l generează fenomenul muncii nedeclarate pentru toate domeniile economico-sociale.
jrs. Florin Cioca 