Gestionarea unei reclamații la locul de muncă

   În calitate de angajator trebuie să fii pregătit să faci față nemulțumirilor persoanelor care lucrează pentru tine. Aceste nemulțumiri ar putea avea drept cauză condițiile de muncă, colegii de muncă sau sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească angajatul.

   Adesea cel mai bun mod de a soluționa nemulțumirile angajaților îl reprezintă o ”vorbă bună” din partea managerului direct, o discuție amicală pentru a încerca rezolvarea problemei în cursul unei zile normale de lucru. Dacă acest mod de rezolvare nu funcționează atunci vor trebui luate măsuri pentru a soluționa problema în mod oficial.

   Potrivit art. 242 din Codul Muncii fiecare angajator trebuie să-și stabilească prin intermediul Regulamentului Intern, propria procedură de soluţionare pe cale amiabilă a conflictelor individuale de muncă, a cererilor sau a reclamaţiilor individuale ale salariaţilor. În situația în care angajatorul nu are  stabilită o astfel de procedură sau eșuează în soluționarea nemulțumirilor salariaților, aceștia se pot adresa în scris instituțiilor abilitate sau/și instanței judecătorești. Bineînțeles că angajatorii ar trebui să facă tot posibilul pentru a evita această ultimă soluție.

   De multe ori reclamațiile salariaților au la bază simple frustrări, fără nicio legătură cu drepturile lor stabilite în Codul Muncii. Totuși toate nemulțumirile angajaților trebuie luate în serios. În acest fel veți construi o relație puternică, veți dezvolta încredere, iar angajații se vor simți mai confortabil să vină la voi atunci când au o plângere legitimă.

   Reclamațiile salariaților, inclusiv cele bazate pe simple frustrări, pot părea nesemnificative pentru angajator, dar ele produc suferință angajaților. Ignorarea problemelor salariaților poate afecta angajatorul prin implicarea autorităților statului. De asemenea în unele cazuri poate fi afectată chiar reputația angajatorului.

   Cele mai multe nemulțumiri ale salariaților pot fi rezolvate de către angajatori într-un mod informal, evitându-se implicarea organelor statului. În acest scop se vor convoca toate părțile implicate alături de un analist în conflicte de muncă pentru a fi analizată nemulțumirea angajatului. Odată înțeles motivul real al reclamației, împreună cu angajatul, se poate identifica o posibilă soluție. Uneori, din discuțiile cu salariatul, analistul își poate da seama că angajatul a dorit doar să se facă auzit, să-și exprime frustrările, fără a aștepta nicio rezoluție. În această etapă se poate evita o plângere scrisă din partea angajatului adresată autorităților.

   Etapa informală trebuie să se desfășoare într-un cadru familiar angajatului, la locul de muncă al acestuia, care să-i permită să-și expună fără reținere toate nemulțumirile. Trebuie identificate clar motivele reale ale reclamațiilor, pentru a putea diferenția plângerile care au la bază simple frustrări de cele rezultate dintr-o posibilă încălcare a anumitor drepturi ale angajaților. Participarea unui analist în conflicte de muncă, având experiență în relații de muncă, este esențială pentru soluționarea corectă a nemulțumirilor salariatului. Multe dintre aceste nemulțumiri nu pot fi încadrate în definiția legală a conflictului individual de muncă, iar dacă vor degenera ar atrage implicarea autorităților statului fără ca acestea să le poată soluționa din punct de vedere legal.

   În situația în care salariatul nu dorește soluționarea nemulțumirilor sale printr-o discuție amicală sau dacă aceasta nu produce efectele scontate, atunci salariatul se poate adresa în scris conducerii societății, conform procedurii de soluționare a reclamațiilor salariaților. În această etapă formală se va consemna în scris modul de soluționare al reclamațiilor. Participarea analistului în conflicte de muncă este, de asemenea, esențială.

   Angajatorul sau persoana desemnată de acesta să soluționeze reclamațiile angajaților ar trebui să fie atentă la modul în care decurge soluționarea acestora. Dacă observă că aceste nemulțumiri se pot transforma într-un conflict deschis ar trebui să-i propună angajatului soluționarea reclamației acestuia prin intermediul concilierii sau medierii, implicând o terță parte, independentă și imparțială. Practic este ultima modalitate de a evita implicarea autorităților statului.

   Răspunsul dat de către angajator reclamației scrise a angajatului trebuie să fie ușor de înțeles, adaptat la gradul de pregătire și înțelegere al angajatului, neechivoc, documentat din punct de vedere legal. În situația în care s-a încercat soluționarea disputei și pe cale informală, prin discuții anterioare depunerii în scris a sesizării, răspunsul angajatorului trebuie să conțină aceleași informații care i-au fost date anterior salariatului.

   Neînțelegerile dintre părțile raportului de muncă pot fi reduse la minimum, dar natura interacţiunilor angajator – angajat într-o economie de piaţă indică permanent un conflict inevitabil. Relaţiile de muncă într-o economie de piaţă acceptă şi recunosc că angajaţii şi conducerea au interese diferite şi că unele conflicte sunt inevitabile şi implicit trebuie gestionate reclamațiile inerente. De regulă conflictul se manifestă ca o dispută. Totuşi, interese diferite nu înseamnă întotdeauna dispute permanente. Angajaţii şi angajatorii pot lucra împreună la soluţionarea diferenţelor şi pot să ajungă la o înţelegere comună fără ca divergenţele să escaladeze către reclamații adresate autorităților statului.

   Interesele conflictuale creează necesitatea de a discuta: interesul comun dă un impuls pentru a se ajunge la compromis şi acord. De regulă disputele pot fi prevenite şi soluţionate chiar prin acţiunea părţilor, fără intervenţia unei terţe părţi. Pentru a evita ca o simplă neînțelegere să se transforme într-un conflict soluționat de către autorități este indicat să fie utilizate serviciile oferite de analiștii în conflicte de muncă sau consultanții în relații de muncă.

   Serviciile de prevenire a disputelor nu elimină reclamațiile angajaților, dar plasează dezacordurile într-un context diferit, permiţând părţilor să-şi rezolve problemele în cadrul locului de muncă, legal, fără intervenția autorităților. În acest context, prevenirea disputelor nu înseamnă „nicio reclamație” ci, mai degrabă, diverse acţiuni care să încurajeze pacea la locul de muncă şi prin acestea să se soluționeze rapid și pașnic neînţelegerile dintre părți.

   Așadar nu există niciun motiv pentru care serviciile aferente îmbunătățirii relațiilor la locul de muncă sau pentru prevenirea și soluționarea disputelor la locul de muncă să nu fie tratate cu seriozitate de către angajatori. Întreprinderile au dreptul să angajeze consultanți în relații de muncă care să-i îndrume cu privire la modalitățile de cooperare la locul de muncă.

Pauza de masă și alte pauze ale salariaților

   Indiferent dacă că lucrezi într-un birou, atelier sau pe un șantier, întreruperea programului de lucru pentru a te odihni, pentru a lua masa sau în alte scopuri este necesară și chiar obligatorie în anumite cazuri. Angajații nu pot lucra ore în șir fără întrerupere și au nevoie să facă o pauză de la sarcinile solicitante pe care le au.

   Conform art. 134 din Codul Muncii în cazul în care durata zilnică a timpului de muncă este mai mare de 6 ore, salariaţii au dreptul la pauză de masă şi la alte pauze, în condiţiile stabilite prin contractul colectiv de muncă aplicabil sau prin regulamentul intern. Pentru tinerii în vârstă de până la 18 ani pauza de masă este de cel puţin 30 de minute consecutive, în cazul în care durata zilnică a timpului de muncă este mai mare de 4 ore şi jumătate (art. 13 din H.G. 600/2007). Trebuie să înțelegeți că dreptul la pauză este un drept la care salariatul nu poate renunța.

   Cu excepția anagajaților minori durata minimă a pauzei de masă nu este reglementată de lege. De aceea momentul acordării și durata pauzei de masă pot face obiectul unor negocieri individuale sau colective putând fi prevăzute în contractul individual de muncă, în cel colectiv de muncă sau direct, de către angajator, prin regulamentul intern.

   Pe lângă pauza de masă există numeroase alte situații în care angajatorul este obligat să le acorde salariaților diferite pauze de la activitatea pe care o desfășoară.

   Astfel în cazul salariatelor gravide, a celor care au născut recent sau alăptează și au revenit la serviciu, angajatorul trebuie să le asigure acestora pauze dar şi locuri amenajate pentru repaus sau, după caz, două pauze pentru alăptare de câte o oră fiecare.

   Angajații care își desfășoară activitatea în condiții de frig sau de căldură, sub sau peste anumite temperaturi, au dreptul la acordarea unor pauze pentru refacerea capacităţii de termoreglare, scop în care angajatorii vor asigura spaţii fixe sau mobile cu microclimat corespunzător.

   De asemenea pentru salariații care își desfășoară activitatea la birou angajatorul trebuie sa le planifice timpul de lucru astfel încât folosirea zilnică a ecranului de vizualizare să fie întreruptă periodic prin pauze sau schimbări de activitate care să reducă suprasolicitarea în fața acestuia.

   Nu trebuie să-i uităm pe fumători. Întrucât este intezis fumatul în spațiile închise, angajatorul trebuie să le amenajeze acestora locuri pentru fumat în spații deschise, de regulă în afara clădirii. Aceasta poate reprezenta o problemă dacă activitatea angajatului se desfășoară într-o clădire de birouri cu mai multe etaje. În această situație angajatorul trebuie să țină cont și de timpul suplimentar pe care îl face salariatul până și de la locul de fumat.

   Este important de reținut faptul că pauzele, cu excepţia dispoziţiilor contrare din actele normative, din contractul colectiv de muncă aplicabil şi din regulamentul intern, nu se includ în durata zilnică normală a timpului de muncă.

   Pauza de masă precum și celelalte pauze sunt incluse în timpul petrecut de salariat la locul de muncă, însă nu se iau în calculul timpului de muncă lucrat. Spre exemplu, salariatul poate avea un program de lucru de la 8.30 la 17.00, cu 30 de minute pauză de masă, ceea ce reprezintă 8 ore de muncă efectiv lucrate.

   Pauzele sunt reglementate în Codul Muncii la capitolul ”Repausuri periodice”, iar repausul reprezintă orice perioadă care nu este timp de muncă, deci nu se plătește.

   Pornind de la definițiile noțiunilor de „timp de lucru” și „perioadă de repaus”, putem spune că angajații, pe durata pauzei, nu ar trebui să fie obligați să rămână la postul lor, la dispoziția angajatorului, să își desfășoare activitățile sau să își exercite funcțiile. Astfel, doar acele pauze în cursul cărora lucrătorii au permisiunea de a-și gestiona timpul fără constrângeri majore și de a se consacra propriilor interese (odihnă, luarea mesei, etc) nu vor constitui timp de lucru.

   Prin urmare o perioadă de timp în cursul căreia angajatorul le cere angajaților să rămână la postul lor și să fie disponibili pentru a presta servicii dacă este necesar, chiar dacă activitatea lor este egală cu zero, s-ar califica drept „timp de lucru” și deci nu ar respecta dreptul angajaților de a beneficia de o pauză în cursul zilei de lucru.

   Consider că scopul urmărit de legiuitor nu poate fi atins atunci când timpul de pauză al angajatului poate fi întrerupt în orice moment. Această incertitudine legată de apariția unor situații de natură să pună lucrătorul într‑o stare de alertă permanentă, contravine scopului timpului de pauză, care este odihna. Nici împrejurarea că întreruperile timpului de pauză pot fi ocazionale și imprevizibile și nici frecvența lor nu afectează, în opinia mea, această concluzie.

   Absența pauzei de masă nu crește productivitatea muncii, în schimb beneficiile unei ieșiri de o jumătate de oră cu colegii oferă o detașare sănătoasă de evenimentele aflate în derulare la job și care te poate ajuta să le vezi cu o mai mare limpezime. O astfel de ieșire îți dă ocazia să îți cunoști mai bine colegii, să ai o conexiune mai bună cu ei și să netezești eventualele asperități ce pot apărea din cauza presiunii de la birou. Pauza te ajută să te relaxezi atât la nivel fizic, cât și la nivel emoțional și mental. 

   De cele mai multe ori deadline-urile sunt apăsătoare iar rezultatele tale depind de anumiți colegi. De aceea apar situații conflictuale în cadrul echipei. Toate acestea le poți ameliora în timpul pauzei de masă, când poți invita un coleg pentru a discuta într-un cadru informal. În acest fel relațiile și colaborarea se îmbunătățesc.

   Pauzele dau energie, mai ales pentru că mintea se eliberează de la diferiți factori ce distrag atenția. Cum persoanele au nevoie de socializare, aceste minute din zi sunt perfecte pentru a discuta cu colegii, pentru a forma o legătură și a consolida echipa. De asemenea, pentru a preveni orice fel de oboseală mintală, este bine ca o pauză mai lungă să fie luată la jumătatea programului de lucru.

   Pauzele au multiple beneficii pentru sănătatea fizică și emoțională și, nu în ultimul rând, sunt importante pentru creșterea nivelului de productivitate. 

   Pentru a te bucura din plin de toate aceste beneficii, este important să înveți să-ți iei atât pauze zilnice cât și pauze de câteva zile sau săptămâni (concedii) în care să-ți reîncarci bateriile.

Analiza conflictului de muncă

   În întreaga lume se acordă din ce în ce mai multă atenţie prevenirii şi soluționării conflictelor. Prevenirea şi rezolvarea efectivă a conflictelor în cadrul raporturilor de muncă sunt critice pentru existența unor relaţii sănătoase şi productive la locul de muncă. Procesul de soluționare pe cale extrajudiciară a disputelor oferă părţilor aflate în conflict soluții bazate pe consens şi reduce necesitatea sistemică a celor două părți de a recurge la procese în instanță, întărind relația angajat – angajator.

   Atunci când în relaţiile de muncă este inerent şi inevitabil conflictul, stabilirea proceselor efective de prevenire şi rezolvare a disputelor reprezintă cheia reducerii la minimum a consecinţelor producerii conflictului la locul de muncă.

   Un prim pas îl reprezintă alegerea unei persoane cu experiență în analiza și identificarea naturii conflictului dintre părți. Aceasta reprezintă o etapă esențială, prealabilă soluționării conflictului.

   Pentru a avea un rezultat bun în analiza conflictului dintre angajat – angajator sau angajat – angajat, persoana aleasă trebuie să beneficieze  de studii juridice și o experiență relevantă în domeniul relațiilor de muncă.

   Persoana aleasă va analiza şi va identifica natura conflictului din expunerea părţilor implicate, dar și prin studierea documentelor care îi sunt puse la dispoziție. Dacă constată existența unui conflict între părți, atunci va informa părţile asupra modalităților de soluționare a acestuia.

   Analiza trebuie efectuată de către o persoană independentă, nesubordonată angajatorului. Rolul ei este de a facilita procesul de negociere și de a acorda asistenţă părţilor spre a lărgi sfera opţiunilor ce pot fi luate în considerare pentru a ajunge la un acord acceptat de ambele părţi.

   Conflictul presupune existența unor neînțelegeri între părți, ca subiecte ale conflictului. Dacă în realitate una dintre părți nu este subiect al conflictului ci doar în mod aparent, cealaltă parte având o falsă reprezentare a realității, atunci nu putem vorbi de existența unui conflict.

   Conform legii, conflictul de muncă reprezintă o neînțelegere dintre salariaţi şi angajatori privind interesele cu caracter economic, profesional sau social ori drepturile rezultate din desfăşurarea raporturilor de muncă. Așadar dacă în realitate conflictul are ca subiecte alte persoane decât cele două părți ale raportului de muncă, atunci nu putem vorbi de existența unui conflict de muncă.

   În mod legal raporturile de muncă stabilite între angajatori şi angajaţii acestora trebuie să se desfăşoare cu respectarea prevederilor legale, precum şi în condiţiile negociate prin contractele individuale de muncă. Încălcarea cu vinovăţie de către una dintre părţi a obligaţiilor care îi revin atrage răspunderea acesteia.

   Analiza conflictului de muncă presupune constatarea existenței unui conflict între cele două părți, identificarea naturii acestuia ca fiind un conflict de muncă, precum și constatarea faptului că acest conflict poate fi soluționat pe cale amiabilă printr-una dintre modalitățile alternative extrajudiciare de soluționare a conflictelor.

   Pentru a fi în situația unui conflict care poate fi supus soluționării amiabile trebuie ca acel conflict să aibă ca obiect drepturi care pot fi supuse negocierii. În cazul izbucnirii unui conflict privind un drept care nu poate face obiectul negocierii (renuntarea la concediul de odihnă de către salariat) nu putem vorbi de existența unui conflict de muncă.

   Încălcarea normelor de dreptul muncii va declanșa conflictul de muncă și poate determina în subsidiar sancționarea contravențională a angajatorului cu repercusiuni asupra activității acestuia. Analiza conflictului de muncă și identificarea normelor încălcate, de către un specialist în relații de muncă va determina diminuarea prejudiciilor rezultate în urma conflictului, atât în plan relațional, cât și material sau contravențional.

   Putem spune că analiza conflictului de muncă reprezintă un proces prealabil prin care o terţă parte, independentă şi imparţială, identifică, analizează şi interpretează datele referitoare la o dispută, iar ulterior prezintă recomandări părţilor aflate în conflict, dar fără putere de a lua hotărâri, ci pur şi simplu având rol de expert. Scopul fundamental al activităţilor de analiză a faptelor este de a reduce ori de a ameliora și chiar de a elimina conflictul dintre părți, precum și prejudiciile inerente acestuia.

   Pentru angajator analiza conflictului de muncă poate aduce beneficii care depășesc simpla soluționare pe cale amiabilă a acestuia. Este vorba de identificarea cauzelor și a consecințelor conflictului. Un astfel de exemplu îl reprezintă existența unor consecințe a căror legătură de cauzalitate cu factorii care declanșează conflictul este mai puțin vizibilă: creşterea fluctuaţiei de personal, absenteism crescut sau creşterea pierderilor de materii prime.

   În concluzie, în lipsa unei analize profunde și temeinice a conflictelor de muncă de către o persoană cu o pregătire juridică temeinică în domeniul relațiilor de muncă, conflictul poate degenera și poate atrage răspunderea materială și contravențională a angajatorului. De asemenea  cunoașterea insuficientă a legislaței muncii poate conduce părțile la încheierea unui acord nul ca urmare a soluționării unor conflicte privind drepturi care nu pot fi negociate sau prin adoptarea de către părți a unor soluții nelegale.

   Așadar putem spune că nu există niciun motiv pentru care angajatorii să nu contracteze serviciile unor consultanți în relații de muncă în scopul prevenirii, identificării și soluționării conflictelor de muncă, având ca rezultat îmbunățirea relațiilor de muncă și înțelegerea dintre părți.

Tichetele cadou și cadourile acordate salariaților

   Tichetele cadou dar și cadourile în bani sau în bunuri și servicii reprezintă un beneficiu extrasalarial acordat angajaților de către companiile lor în scopul motivării acestora.

   Angajatorii se folosesc de anumite sărbători din an spre a-și arăta aprecierea față de angajați pentru activitatea desfășurată de aceștia pe parcursul anului.

   În acest sens angajatorii caută diferite instrumente de motivare care să aibă impact asupra salariaților, dorind să le transmită că sunt apreciați și că efortul muncii lor este remarcat. Bugetul fiind, de regulă, limitat este important pentru angajatori să identifice acele metode de motivare simple și eficiente, care să nu implice un efort financiar foarte mare, dar care să creeze un sentiment puternic de apreciere în rândul angajaților.

   Tichetele cadou, precum și cadourile în bani sau în bunuri și servicii, reprezintă un instrument de motivare al angajaților. Acestea practic scot din anonimat orice eveniment sărbătorit de companii, asociind un gest memorabil şi de impact bonusurilor oferite.

   Unul dintre instrumentele cele mai utilizate de către angajatori îl reprezintă tichetul cadou. Motivul îl reprezintă faptul că acesta îi oferă angajatului posibilitatea de a-și alege singur cadoul dorit.

   Avantajele utilizării lor sunt atât de natură financiară, respectiv scutiri de taxe sociale salariale şi patronale, cât şi de natură logistică, tichetele cadou fiind foarte simplu de comandat şi utilizat în orice companie, de orice dimensiune sau domeniu de activitate.

   Conform Legii nr. 165/2018 tichetele cadou sunt bilete de valoare acordate ocazional angajaţilor proprii pentru cheltuieli sociale. Astfel prin lege se interzice acordarea de tichete cadou altor categorii de beneficiari decât proprii angajați.

   Tichetele cadou se pot oferi angajaților atât în beneficiul lor cât și în beneficiul copiilor minori ai acestora.

   Valoarea nominală a unui tichet cadou este de 10 lei sau un multiplu de 10, dar nu mai mare de 50 lei. Valoarea nominală a tichetelor cadou acordate angajaţilor nu poate fi diminuată în niciun mod.

   Tichetele cadou se emit exclusiv pe suport electronic. Ele sunt valabile un an de la data alimentării suportului electronic, fără a se înţelege că aceasta este perioada de valabilitate a suportului electronic.

   Fiecare tichet cadou este valabil numai dacă are înscrise pe suportul electronic sau stocate într-un alt mod în acesta următoarele menţiuni:

  a) numele şi adresa emitentului;

  b) perioada de valabilitate a utilizării tichetului cadou;

  c) numele, prenumele şi codul numeric personal ale salariatului care este în drept să utilizeze tichetul cadou.

   Suportul electronic al tichetelor cadou nu permite efectuarea de operaţiuni de retragere de numerar sau de preschimbare în numerar și poate fi alimentat exclusiv cu valoarea nominală a tichetelor cadou acordate angajaţilor, stabilită conform legii.

   Tichetele cadou pot fi utilizate doar pe teritoriul României, în termenul de valabilitate şi numai pentru achiziţionarea bunurilor şi serviciilor pentru care au fost emise, putând fi utilizate inclusiv pentru plăţi online.

   Angajatorii sunt obligaţi să înştiinţeze salariaţii cu privire la data alimentării şi valoarea tichetelor cadou transferate pe suportul electronic.

   Angajatorii, împreună cu reprezentanţii salariaţilor, stabilesc prin contractele colective de muncă sau prin Regulamentul intern, după caz, clauze privind acordarea tichetelor cadou, care să prevadă cel puţin următoarele:

  a) numărul salariaţilor din unitate care pot primi tichete cadou şi valoarea nominală acordată, ţinând seama de posibilităţile financiare proprii ale angajatorilor;

  b) categoriile de salariaţi care primesc tichete cadou și frecvența acordării acestora;

  c) stabilirea concretă a activităţilor, destinaţiilor şi evenimentelor care se încadrează în cheltuieli sociale pentru care se vor acorda tichete cadou salariaţilor.

   Este important de reținut faptul că acordarea de către angajator a unei categorii de bilete de valoare (ex: tichete de masă) nu exclude acordarea concomitentă, aceluiaşi salariat, şi a altor categorii de bilete de valoare (tichete cadou).

   La nivelul angajatorilor, tichetele cadou achiziţionate într-o lună calendaristică şi nedistribuite salariaţilor se reportează şi pot fi utilizate în lunile calendaristice următoare. Se interzice angajatorului returnarea către unităţile emitente a tichetelor achiziţionate de la acestea şi neutilizate, precum şi primirea acestor tichete de către unităţile emitente, indiferent de motiv, cu excepţia cazurilor prevăzute în contract.

   La sfârşitul perioadei de valabilitate sau la data stabilită de angajator salariatul are obligaţia să restituie angajatorului contravaloarea tichetele cadou alimentate pe suport electronic pentru anul în curs şi neutilizate.

   Utilizarea de către salariat a tichetelor cadou necuvenite îl obligă pe acesta la plata contravalorii acestora către angajator.

   Conform Codului Fiscal contravaloarea tichetelor cadou și a cadourilor în bani sau în natură oferite salariaților reprezintă o cheltuială socială, deductibilă limitat în limita unei cote de până la 5%, aplicată asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, potrivit Codului Muncii.

   Angajaţii pot beneficia de tichete cadou acordate de angajatorii lor, numai pentru destinaţiile sau evenimentele care se încadrează în cheltuielile sociale.

   Cadourile în bani şi/sau în natură, inclusiv tichetele cadou, oferite de angajatori, reprezintă veniturii neimpozabile pentru salariat în măsura în care valoarea acestora pentru fiecare persoană în parte, cu fiecare ocazie din cele de mai jos, nu depăşeşte 300 lei:

  (i) cadouri oferite angajaţilor, precum şi cele oferite pentru copiii minori ai acestora, cu ocazia Paştelui, Crăciunului şi a sărbătorilor similare ale altor culte religioase;

  (ii) cadouri oferite angajatelor cu ocazia zilei de 8 martie;

  (iii) cadouri oferite angajaţilor în beneficiul copiilor minori ai acestora cu ocazia zilei de 1 iunie.

   Valoarea tichetelor cadou și a cadourilor oferite salariaților în cazurile menționate mai sus nu se cuprind în baza de calcul a contribuţiei de asigurări sociale și nici în baza de calcul a contribuţiei de asigurări sociale de sănătate în cazul persoanelor fizice care realizează venituri din salarii sau asimilate salariilor. De asemenea angajatorul nu datorează contribuția asiguratorie pentru muncă în acest caz.

   Limita de 300 lei se aplică separat pentru cadourile, inclusiv tichetele cadou, acordate pentru fiecare ocazie din cele prevăzute mai sus, pentru fiecare angajat şi pentru fiecare copil minor al angajatului, chiar şi în cazul în care părinţii lucrează la acelaşi angajator.

   Partea care depăşeşte limita de 300 lei reprezintă venit impozabil din salarii și se vor reține contribuțiile de asigurări sociale și asigurări sociale de sănătate. De asemenea angajatorul va datora contribuția asiguratorie pentru muncă în acest caz.

   Cadourile în bani, în bunuri sau prestări de servicii acordate salariaților cu ocazia altor evenimente sau sărbători decât cele enumerate mai sus reprezintă avantaje salariale și vor intra în baza de calcul a impozitului pe salariu și a contribuțiilor de asigurări sociale și asigurări sociale de sănătate. De asemenea angajatorul va datora contribuția asiguratorie pentru muncă în acest caz.

   Reprezintă tot avantaj salarial acordarea tichetelor cadou salariaților în alte situații care se încadrează în categoria cheltuielilor sociale potrivit Contractului colectiv de muncă la nivel de unitate sau Regulamentului intern.

   Aceste venituri vor intra în baza de calcul ca venituri din salarii în luna în care acestea sunt primite.

   Toate aceste cheltuieli reprezintă cheltuieli deductibile pentru angajator.

   Dacă companiile nu mai pot acorda tichete cadou decât propriilor angajați și doar pentru situațiile care se încadrează în categoria cheltuielilor sociale, cadourile în schimb se pot acorda terților cu ocazia diverselor evenimente încadrate ca acțiuni de protocol.

   Contravaloarea acestor cadouri în bunuri și servicii reprezintă o cheltuială deductibilă limitat pentru companie.

   Cheltuielile înregistrate cu taxa pe valoarea adăugată colectată, pentru cadourile oferite de contribuabil, cu valoare mai mare de 100 lei, întră în categoria cheltuielilor de protocol. Cadoul poate cuprinde unul sau mai multe bunuri oferite gratuit fără a depăşi, individual, plafonul de 100 lei, exclusiv TVA.

   Tichetele cadou rămân o metodă utilizată de foarte multe companii din România pentru a-și arăta aprecierea față de angajați, fiind și o modalitate de completare a veniturilor angajaților. Spre deosebire de alte bilete de valoare, tichetele cadou pot fi folosite pentru achizionarea unei game variate de produse, de la electronice și produse IT, la bijuterii, fashion & beauty, home & deco, librării, farmacii și clinici medicale, hypermarket-uri sau restaurante.

   Nu în ultimul rând, indiferent de modificările legislative, prin acordarea acestor cadouri companiile vor căuta în continuare să îşi manifeste recunoştinţa faţă de parteneri şi clienţi, pentru încredere şi colaborare, precum și faţă de angajaţi, cărora vor să le mulţumească pentru un an greu şi, nu în cele din urmă, să le bucure copiii cu ocazia unor evenimente și sărbători mult așteptate.

Fișa postului – între birocrație și necesitate

   „Ce știi să faci?” sau „Ce trebuie să fac?”. Acestea sunt întrebările care se pun la debutul oricărui potențial raport de muncă din mediul privat. Angajatorul dorește un salariat capabil să îndeplinească atribuțiile postului pentru care dorește să-l angajeze, iar salariatul este interesat să știe exact care îi sunt atribuțiile pentru a-și putea negocia salariul.

   Deși adesea percepută ca o formalitate birocratică aferentă relațiilor de muncă, fișa postului, alături de Regulamentul Intern, reprezintă unul dintre documentele flexibile în stabilirea, derularea și încetarea raporturilor de muncă.

   Întocmirea în scris a fișei postului este obligatorie pentru angajatori, fiind un instrument extrem de eficient în atingerea obiectivelor organizației. Ea este un document anexă la contractul individual de muncă prin care se definesc principalele sarcini ce caracterizează munca salariatului.

   Este important să amintim faptul că prestarea muncii salariatului în schimbul unei remunerații reprezintă obiectul contractului de muncă. În cadrul unui contract de muncă obiectul contractului trebuie să fie licit și moral (conform cu legea și normele de conviețuire socială), determinat sau determinabil în viitor, să fie posibil și să constituie un fapt personal al celui care se obligă. Ori prestarea muncii salariatului este dată de îndeplinirea atribuțiilor care i-au fost stabilite conform contractului individual de muncă. Formularea în scris a acestor atribuții reprezintă dovada respectării prevederilor legale.

   Importanța fișei postului nu ar trebui ignorată nicio clipă. În primul rând fișa postului reprezintă o probă concludentă în instanță, în cazul în care conținutul acesteia nu e respectat sau dacă apar conflicte ori neînțelegeri între cele două părți. Ea reprezintă un izvor specific de drept, fiind emisă în baza unor prevederi legale.

   Nu trebuie uitat faptul că fișa postului stă la baza mai multor procese de resurse umane. Printre acestea se numără recrutarea și selecția, angajarea, formarea profesională, dar și dezvoltarea viitorilor angajați. Fără fișa postului aceste procese nu s-ar derula într-un mod eficient.

   Fișa postului reprezintă un ghid al angajatului întrucât i se oferă o descriere detaliată a postului în termeni de responsabilități pe care trebuie să și le asume la nivelul organizației. Având în față fișa postului, angajatul va cunoaște încă din prima zi tot ce presupune poziția sa în companie, putând fi împiedicate astfel eventuale abuzuri ale angajatorului în legătură cu aria de activitate a salariatului.

   Îndeplinirirea cu  conștiinciozitate a atribuțiilor de serviciu îi va putea permite angajatului să solicite o mărire de salariu sau o promovare și, de ce nu, angajarea unei alte persoane ca ajutor.

   Pentru angajator fișa postului mai poate reprezenta baza de plecare în evaluarea corectă a performanțelor și asigură totodată condițiile de promovare și formare profesională a viitorului angajat. 

   Cu ajutorul fișei postului, angajatorul poate combate eventuale susțineri neîntemeiate ale salariatului, prin care reclamă că anumite atribuții nu sunt în sarcina sa. Pe de altă parte, fișa postului stă la baza unor demersuri/proceduri pe care angajatorul le poate iniția în câmpul muncii – de exemplu, cercetarea disciplinară și aplicarea sancțiunii disciplinare, evaluarea profesională a salariatului, desființarea postului din structura organizațională etc. – acestea putând fi implementate cu succes (pe lângă alte aspecte relevante fiecărei proceduri în parte) doar prin raportare la atribuțiile din fișa postului.

   Fișa postului reprezintă un element – cheie în cercetarea disciplinară. Neîndeplinirea, cu vinovăție, de către salariat a sarcinilor și atribuțiilor sale reprezintă abatere disciplinară și atrage sancționarea disciplinară a angajatului. Lipsa stabilirii în scris a acestor atribuții va îngreuna dovedirea săvârșirii abaterii disciplinare de către salariat.

   Este important de reținut faptul că angajatorul este obligat să stabilească pentru lucrători, prin fişa postului, atribuţiile şi răspunderile ce le revin în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, corespunzător funcţiilor exercitate. Nerespectarea acestei obligații se sancționează contravențional.

   De asemenea, în perioada în care un anumit salariat lipsește de la locul de muncă, din diverse motive, angajatorul poate delega sarcinile de serviciu ale acestuia către un alt salariat. Pentru a putea proceda în acest fel și pentru a proteja angajatul de abuzuri este necesară emiterea unei decizii scrise care să cuprindă toate atribuțiile delegate și care să aibă la bază fișa postului angajatului înlocuit.

   Formularea în scris a atribuțiilor salariatului îl scutește pe acesta din urmă de abuzuri dar îi și permite angajatorului să își exercite prerogativa legală de a da dispoziții salariatului cu caracter obligatoriu, în completarea sarcinilor trasate prin fișa postului, fără a da naștere unor conflicte de muncă neîntemeiate.

   Totodată o fișă a postului scrisă, clară și cuprinzătoare îi permite angajatorului să exercite ușor controlul asupra modului de îndeplinire a sarcinilor de serviciu. Acest aspect este util în procedura concedierii salariatului ca fiind necorespunzător profesional, dar și în cazul constatării inaptitudinii medicale a acestuia.

   Datorită importanței legale a documentului, fișa postului trebuie formulată cu claritate maximă, deoarece singura modalitate prin care se pot evita repercusiuni ale nerespectării sarcinilor și obligațiilor stabilite în fișa postului, o reprezintă conturarea lor clară. Formulări generaliste de genul ”execută întocmai toate dispozițiilor pe care le primește de la conducerea societății” reprezintă formulări abuzive și atrag răspunderea angajatorului.

  Pentru a evita neplăcerile care pot rezulta din lipsa întocmirii corecte a fișei postului (sesizarea ITM-ului sau litigii de muncă) consider că este util pentru fiecare angajator să încheie contracte de consultanţă cu profesionişti în relaţii de muncă, cu o experienţă bogată şi o pregătire juridică temeinică, de un real ajutor în soluționarea conflictelor de muncă și a celor cu autoritățile statului.

 

Registrul General de Evidență a Salariaților (REVISAL)

 

    Registrul general de evidenţă a salariaţilor, cunoscut şi sub denumirea REVISAL, este o aplicaţie informatică, care permite înregistrarea de informaţii privind raporturile de muncă într-o bază de date proprie angajatorilor şi transmiterea acestora către o bază de date constituită la nivel naţional de Inspecţia Muncii. Rolul acestui registru este de a asigura evidenţa elementelor esenţiale ale unui raport juridic stabilit între angajat şi angajator, prin încheierea unui contract individual de muncă (CIM) încheiat potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

    Conform art. 34 din Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii fiecare angajator, persoană fizică sau juridică de drept privat, instituţie sau autoritate publică ori altă entitate juridică, are obligaţia de a înfiinţa un Registru general de evidenţă a salariaţilor (REVISAL) care se va înregistra în prealabil la Inspectoratului Teritorial de Muncă, dată de la care devine document oficial.

    Metodologia de întocmire a Registrului general de evidenţă a salariaţilor, înregistrările care se efectuează, precum şi orice alte elemente în legătură cu întocmirea acestora, au fost stabilite prin H.G. nr. 905/2017 privind Registrul general de evidenţă a salariaţilor și Ordinul MMFPS nr. 1.918/2011 pentru aprobarea procedurii şi actelor pe care angajatorii sunt obligaţi să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obţinerea parolei, precum şi a procedurii privind transmiterea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic.

    Registrul general de evidenţă a salariaţilor se păstrează la domiciliul, respectiv sediul angajatorului, care este obligat să-l pună la dispoziţia inspectorului de muncă sau al oricărei alte autorităţi care îl solicită, în condiţiile legii.

    Inspecţia Muncii, în calitate de operator de date cu caracter personal, administrează baza de date cu respectarea prevederilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal.

Completarea Registrul general de evidenţă a salariaţilor

    Conform art. 3 alin. 2 din H.G. nr. 905/2017 registrul general de evidenţă a salariaţilor se completează, în format electronic, în ordinea angajării persoanelor, cu următoarele date, fără a avea caracter limitativ:

  a) datele de identificare ale angajatorului persoană fizică sau juridică de drept privat, respectiv instituţie/autoritate publică/altă entitate juridică care angajează personal în baza unui contract individual de muncă, cum ar fi: denumire, cod unic de identificare – CUI, codul de identificare fiscală – CIF, sediul social şi numele şi prenumele reprezentantului legal – pentru persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, domiciliul – pentru persoanele fizice;

  b) datele de identificare ale salariaţilor, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, cetăţenia şi ţara de provenienţă – Uniunea Europeană – UE, non-UE, Spaţiul Economic European – SEE;

  c) data încheierii contractului individual de muncă şi data începerii activităţii;

  d) funcţia/ocupaţia conform specificaţiei Clasificării ocupaţiilor din România (COR) sau altor acte normative;

  e) tipul contractului individual de muncă;

  f) durata contractului individual de muncă, respectiv nedeterminată/ determinată;

  g) durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia, în cazul contractelor individuale de muncă cu timp parţial;

  h) salariul de bază lunar brut, indemnizaţiile, sporurile, precum şi alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă;

  i) datele de identificare ale utilizatorului, în cazul contractelor de muncă temporară;

  l) data la care începe şi data la care încetează detaşarea, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face detaşarea;

  m) data la care începe şi data la care încetează detaşarea transnaţională, definită de Legea nr. 16/2017 privind detaşarea salariaţilor în cadrul prestării de servicii transnaţionale, statul în care urmează să se realizeze detaşarea transnaţională, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi;

  n) data la care începe şi data la care încetează detaşarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spaţiului Economic European, statul în care urmează să se realizeze detaşarea, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi;

  o) perioada, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării contractului individual de muncă, cu excepţia cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale;

  p) data şi temeiul legal al încetării contractului individual de muncă.

Transmiterea Registrului general de evidenţă a salariaţilor

    Conform art. 4 alin. 1 din H.G. nr. 905/2017 transmiterea Registrului general de evidenţă a salariaţilor către Inspectoratul Teritorial de Muncă se face după cum urmează:

  a) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. a)-i) se transmit cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii de către fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul în baza unui contract individual de muncă;

  c) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. l) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detaşării salariatului;

  d) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. m) şi n) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detaşării salariatului pe teritoriul altui stat;

  e) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. o) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei suspendării/datei încetării suspendării, cu excepţia situaţiei absenţelor nemotivate când transmiterea în registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării;

  f) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. p) se transmit cel târziu la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoştinţă a evenimentului ce a determinat, în condiţiile legii, încetarea contractului individual de muncă.

    Orice modificare a datelor privind funcția, tipul CIM, durata CIM sau durata timpului de muncă se transmite în registru cel târziu în ziua anterioară producerii modificării. Excepţie fac situaţiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti când înregistrarea în registru se face în termen de 20 de zile de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia.

    Modificare a datelor privind salariul, prevăzut în CIM, se transmite în registru în termen de 20 de zile lucrătoare de la data producerii modificării. Excepţie fac situaţiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti când transmiterea în registru se face în termen de 20 de zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia.

    Orice modificare privind perioada de detaşare se transmite în registru cel târziu în ziua anterioară producerii modificării.

    Modificarea datelor de identificare ale angajatorului sau ale angajatului se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în termen de 3 zile lucrătoare de la data apariţiei modificării.

    Corecţia erorilor survenite în completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de acestea.

Modul de transmitere a datelor Registrului general de evidenţă a salariaţilor

    Fiecare dintre angajatori are obligaţia să transmită către Inspectoratul Teritorial de Muncă în a cărui rază teritorială îşi au sediul/domiciliul datele în registru cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii de către primul salariat. Răspunderea pentru corectitudinea datelor transmise în registru revine în exclusivitate angajatorilor.

    Angajatorii care au înfiinţat sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică, cărora le-au delegat competenţa încadrării personalului, pot delega acestora şi competenţa întocmirii, completării şi transmiterii datelor în registru în numele angajatorului. Acestea au obligaţia de a menţiona ambele date de identificare: codul unic de identificare – CUI şi codul de identificare fiscală – CIF.

    Întocmirea, completarea şi transmiterea datelor în registru se realizează de către una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajatori persoane fizice sau persoane juridice de drept privat, de către persoanele care au aceste atribuţii stabilite prin fişa postului, în cazul instituţiilor/autorităţilor publice, şi de către prestatorii, specialiști în legislația muncii, care au încheiat contracte de prestări servicii cu angajatorii.

    Datele în Registrul general de evidenţă a salariaţilor se transmit on-line pe portalul Inspecţiei Muncii, prin e-mail pe bază de semnătură electronic sau prin depunerea la sediul Inspectoratului Teritorial de Muncă.

    Transmiterea on-line se face după solicitarea şi obţinerea de către angajator a numelui de utilizator şi a parolei, indiferent dacă angajatorul prestează serviciul de completare şi transmitere a registrului sau are încheiat un contract de prestări de servicii, şi activarea accesului la portalul Inspecţiei Muncii https://reges.inspectiamuncii.ro

    Obţinerea numelui de utilizator şi a parolei se face la sediul Inspectoratului Teritorial de Muncă în a cărui rază teritorială angajatorul îşi are sediul sau domiciliul, în baza prezentării următoarelor documente:

     a) solicitare scrisă pentru eliberarea numelui de utilizator şi a parolei;

     b) împuternicire semnată de angajator, în cazul în care persoana care solicită obţinerea numelui de utilizator şi a parolei este alta decât reprezentantul legal al angajatorului;

     c) copie de pe certificatul de înmatriculare;

     d) copie a actului de identitate al persoanei împuternicite.

    Pentru prima depunere la sediul Inspectoratului Teritorial de Muncă a registrului, adresa de înaintare, semnată de către reprezentantul legal, este însoţită de următoarele documente:

     a) copia certificatului de înmatriculare la Registrul Comerţului;

     b) copia certificatului de înregistrare fiscal;

     c) copia a actului de identitate – în cazul angajatorului persoană fizică.

Alte obligații legale

    Angajatorii persoane fizice sau persoane juridice de drept privat pot contracta serviciul de întocmire, completare şi transmitere a datelor în registru prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori, specialiști în legislația muncii, care îşi desfăşoară activitatea în condiţiile prevederilor legale în vigoare. Prestatorii însă nu pot subcontracta, la rândul lor, serviciile de transmitere a datelor în registrul privat încredinţate de angajator.

    Angajatorii persoane fizice sau persoane juridice de drept privat au obligaţia de a notifica în scris Inspectoratul Teritorial de Muncă în a cărui rază teritorială îşi au sediul/domiciliul despre încheierea contractelor de prestării servicii, precum şi datele de identificare ale prestatorului, în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii contractului de prestări de servicii.

    Contractarea serviciului de întocmire, completare şi transmitere a datelor în registrul privat nu exonerează angajatorul de obligaţiile stabilite de lege.

    Angajatorii au obligaţia de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariaţi, de a-l păstra în bune condiţii la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

    Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puţin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum şi orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registru.

    La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia copii ale documentelor existente în dosarul personal în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării. Documentele sunt eliberate în copie certificată de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită de angajator pentru conformitate cu originalul.

    La încetarea activităţii salariatului, angajatorii au obligaţia să îi elibereze acestuia o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, precum şi un extras din registru.

    La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia un extras din registru, datat şi certificat pentru conformitate, sau o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, astfel cum rezultă din registru şi din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.

    În situaţia în care angajatorul se află în imposibilitatea de a elibera un extras din registru, salariatul/fostul salariat poate solicita ITM eliberarea unui extras din registru din care să rezulte activitatea desfăşurată la acesta, în calitate de salariat. Inspectoratul Teritorial de Muncă în cauză eliberează documentul, în baza registrului electronic transmis de angajator, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.

    La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, Inspectoratul Teritorial de Muncă asigură accesul individual la datele personale din registru.

    Datele din registru şi din dosarele personale ale fiecărui salariat se păstrează în condiţii corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum şi respectarea prevederilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal şi ale art. 25 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, referitoare la statele de plată. Angajatorii răspund pentru asigurarea acestor condiţii, precum şi pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricărei alte persoane fizice sau juridice prin încălcarea acestor obligaţii.

   Actele normative care reglementează Registrul general de evidenţă a salariaţilor (REVISAL) au un impact social semnificativ, contribuind la crearea unei baze de date complete, care să reflecte activitatea desfașurată de un salariat, precum și la diminuarea fenomenului muncii nedeclarate.

    Reglementarea completării în registru a unor elemente ale contractului individual de muncă, precum și instituirea unor contravenții diferențiate, conjugate cu instituirea posibilității pentru angajator de a contracta serviciile unor prestatori, specialiști în legislația muncii, pentru completarea și transmiterea registrului, au ca scop integrarea unui număr cat mai mare de angajați nedeclarați în economia formală, precum și reducerea pericolului pe care-l generează fenomenul muncii nedeclarate pentru toate domeniile economico-sociale.

Outsourcing – externalizarea serviciilor Departamentului de HR

 

   HR Outsourcing-ul se referă la externalizarea anumitor activităţi care ţin de funcţia de resurse umane a unui angajator. Outsourcing-ul reprezintă execuţia de către o companie externă a serviciilor cu grad mare de rutină din domeniul resurselor umane. Activităţile care se aleg a fi externalizate sunt în funcţie de afacerea gestionată sau de cât de mult control se doreşte a se avea asupra funcţiei de Resurse Umane.

   De cele mai multe ori, angajatorii apelează la outsourcing pentru activităţi care presupun administrarea contractelor de muncă, creând posibilitatea de a se concentra mai mult pe aspecte cheie ale afacerii şi asupra activităţii generale în organizaţie. Externalizarea serviciilor de administrare de personal le permite să-şi concentreze activităţile de management al resurselor umane pe zona de dezvoltare în cadrul departamentului de Resurse Umane (cum ar fi recrutarea şi selecţia de personal, motivarea şi comunicarea la nivel organizaţional, strategii de gestionare a personalului etc.)

   Outsorcing-ul este folosit pentru mai toate activităţile ce se desfaşoară în cadrul departamentului de resurse umane, mai ales în cazul firmelor mici sau firmelor care nu au resurse interne suficiente, specializate, care să efectueze intern aceste activităţi. Astfel angajatorii îşi asigură păstrarea competitivităţii pe piaţă prin reducerea costurilor interne directe şi indirecte cu personalul implicat în administrarea contractelor de muncă, dar şi eliminarea costurilor ascunse (licenţe şi mentenanţă software, actualizări legislative, spațiile de birou, personal implicat, dar şi formarea continuă a personalului HR intern).

   Pentru a înţelege lucrurile din perspectivă completă, să privim către beneficiile câştigate din colaborarea cu o companie de outsourcing: partea de HR se externalizează către ei şi odată cu serviciile complete, dispar şi costurile. Acesta nu este singurul motiv pentru externalizare, dar cu siguranță, este cel mai important. Externalizarea resurselor umane transformă cheltuielile variabile în cheltuieli fixe, predictibile, permițând astfel o mai bună planificare, gestionare și alocare a capitalului companiei.

   Specialistul în relaţii de muncă din cadrul companiei de outsourcing are un rol important întrucât te scuteşte de toată munca de HR şi de legislaţia muncii, astfel încât între tine şi salariat să apară strict acele discuţii care îţi ajută compania să îşi consolideze cifra de afaceri. Practic laşi sarcinile de HR pe mâinile celor care sunt dispuşi să îşi asume responsabilitatea, contra unui comision negociabil.

   Beneficiile sunt evidente, dacă ne referim la flexibilitatea pe care o oferă acest tip de servicii: răspuns în timp util la nevoile specifice ale clientului, logistica, personalul calificat şi experienţa în domeniu, aducând un plus de valoare foarte important pentru client. De asemenea schimbările frecvente în legislaţie pot genera erori de interpretare ori întârzieri în aplicarea corectă a legislaţiei, care pot atrage penalizări din partea autorităţilor.

   Pe de altă parte trebuie să ţinem cont de faptul că pur şi simplu unele funcții ale departamentului HR nu își pot înceta activitatea. Închipuiți-vă ce efecte ar avea asupra afacerii voastre dacă managerul de resurse umane urmează să plece la un nou loc de muncă, iar asistentul lui este în concediu medical prelungit? Nu îți poți permite să lași afacerea să sufere doar pentru că ai pierdut un angajat. Externalizarea resurselor umane vă vine din nou în ajutor și vă permite să completați poziția vacantă cu un profesionist, eliminând riscul angajării unei persoane incompetente, sub presiunea timpului.

   Acum câţiva ani, departamentul de resurse umane reprezenta locul vizitat de toţi angajaţii care aveau întrebări în ceea ce priveşte numărul de zile de concediu rămase ori când le trebuia o adeverință. Dar ce ne facem atunci când numărul de angajaţi este în continuă creștere, la fel și nevoile, legislaţia se modifică și ea la perioade relativ scurte, iar departamentul de resurse umane trebuie să se adapteze cât mai repede? Răspunsul stă în externalizarea serviciilor de resurse umane.

   Externalizarea serviciilor de administrare a contractelor de muncă este o practică folosită în toate economiile dezvoltate. Este binecunoscut interesul companiilor multinaţionale prezente în Romania pentru acest tip de servicii, dată fiind experienţa de zeci de ani pe care aceste companii o au la nivel mondial.

   Pe lângă multinaţionale, şi companiile locale au înțeles necesitatea unor specialişti în domeniu care să preia responsabilitățile departamentului de HR și să aducă o bogată experiență, prin prisma situațiilor pe care le întâlnesc zilnic la o varietate de clienți.

   Externalizarea nu este un serviciu destinat în exclusivitate companiilor cu mulţi angajaţi, ci se pretează şi companiilor medii şi mici, ale căror obiective rezonează cu avantajele propuse de acest tip de servicii. Multe companii mici nu iși permit să își măsoare puterile interne cu cele ale companiilor mari. De aceea, o companie de resurse umane poate ajuta o firmă mică, oferindu-i servicii la fel de performante şi profesionale ca unei companii mai mari.

   Evident, sunt voci care spun că doar companiile foarte profitabile îşi mai permit luxul de a lucra cu specialişti în relaţii de muncă pentru că există cheltuieli mari la mijloc. Adevărul se află undeva la mijloc. Dacă avem contracte avantajoase, dacă lucrăm cu companii care ne asigură profesionişti excepţionali, se prea poate să fi facut investiţia cea mai inteligentă pentru afacerile noastre.

   Practic compania se degrevează de serviciile care nu reprezintă activitatea lor de bază, din care nu scot profit, şi externalizează o parte din activităţile din departamentele-suport, întrucât astfel îşi minimizează riscurile în cazul unor controale şi se asigură de confidenţialitatea datelor despre salariaţi. Datele nu mai sunt procesate astfel intern şi foarte puţini oameni ştiu salariile din companie. Vorbim în special despre motivaţia companiilor din România, unde este foarte incitant pentru toţi să vorbească despre salariile şefilor, ale colegilor. Aceste lucruri pornesc în principal de la cei care administrează contractele de muncă şi salariile în cadrul companiilor.

   Este evident că piaţa de outsourcing HR a crescut în ultimii ani şi îşi continuă creşterea. Deja companiile care recurg la servicii de externalizare au început să nu mai privească acest model de business strict ca pe o reducere de costuri, ci ca o metodă de eficientizare a proceselor şi a timpului dedicat acestor operaţiuni. Totuşi, zona de outsourcing trebuie să se ducă la nivelul următor, să ajungă la stadiul în care să eficientizeze nu numai procesele care sunt externalizate de com­panii, ci şi pe cele care rămân inhouse. O companie de outsourcing poate sprijini managerul de HR intern să descopere soluţii şi metode optime pentru creşterea retenţiei angajaţilor.

   În mediul competitiv de astăzi, profesioniștii din domeniul HR se confruntă cu o presiune crescândă de a fi la curent cu cele mai recente modificări ale legislației cu privire la relațiile dintre angajat și angajator, salarizare, gestionarea solicitărilor angajaților, guvernanța corporativă, securitatea muncii etc. Departamentele de resurse umane ar trebui să aibă cunoștinţe vaste asupra tuturor domeniilor legate de HR, ori acest lucru nu este lesne de realizat într-o lume aflată în permanentă schimbare. Ca să nu mai menționăm că este ușor să rămâi blocat în rutina birocratico-legală atunci când lucrezi cu aceleași politici și proceduri an de an. Vremurile se schimbă rapid și cele mai bune practici și procese de resurse umane ies repede din uz, iar nerespectarea standardelor de conformitate poate duce la probleme cu angajații, prejudicii de reputație, amenzi și penalități, pierderea veniturilor și a rentabilității.

   Contractele de consultanţă cu profesioniştii în relaţii de muncă, având o experienţă bogată şi o pregătire juridică temeinică, nu numai că vă ajută să vă minimizați aceste riscuri, ci crește chiar profitabilitatea și avantajul competitiv al companiei voastre.

Ce trebuie să conțină contractul individual de muncă?

      Contractul individual de muncă reprezintă un document important în viaţa fiecărei persoane stabilind statutul de angajat al acesteia şi generând multiple consecinţe pe parcursul vieţii. De aceea înainte de a semna contractul individual de muncă (CIM) fiecare viitor angajat trebuie să știe că are dreptul de a consulta conținutul documentului, angajatorului revenindu-i obligaţia de a informa salariatul cu privire la clauzele esenţiale înscrise în CIM.

       Contractul individual de muncă se încheie în baza consimţământului părţilor, în formă scrisă, în limba română, cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii de către salariat. Obligaţia de încheiere a contractului individual de muncă în formă scrisă revine angajatorului.

       Angajatorul este obligat să păstreze la locul de muncă o copie a contractului individual de muncă pentru salariaţii care prestează activitate în acel loc.

   Anterior încheierii sau modificării contractului individual de muncă, angajatorul are obligaţia de a informa persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul, cu privire la clauzele esenţiale pe care intenţionează să le înscrie în contract sau să le modifice. Aceste clauze minime sunt următoarele:

• identitatea părților;
• locul de muncă sau, în lipsa unui loc de muncă fix, posibilitatea ca salariatul să îşi desfăşoare activitatea în locuri de muncă diferite, precum şi dacă deplasarea între acestea este asigurată sau decontată de către angajator, după caz;
• sediul sau, după caz, domiciliul angajatorului;
• funcția/ocupația conform specificației Clasificării ocupațiilor din România sau altor acte normative, precum și fișa postului, cu specificarea atribuțiilor postului;
• criteriile de evaluare a activității profesionale a salariatului aplicabile la nivelul angajatorului;
• riscurile specifice postului;
• data de la care contractul urmează să își producă efectele;
• în cazul unui contract de muncă pe durată determinată sau al unui contract de muncă temporară, durata acestuia;
• durata concediului de odihnă la care salariatul are dreptul;
• condițiile de acordare a preavizului de către părțile contractante şi durata acestuia;
• salariul de bază, alte elemente constitutive ale veniturilor salariale, evidenţiate separat, periodicitatea plăţii salariului la care salariatul are dreptul şi metoda de plată;
• durata normală a muncii, exprimată în ore/zi şi/sau ore/săptămână, condiţiile de efectuare şi de compensare sau de plată a orelor suplimentare, precum şi, dacă este cazul, modalităţile de organizare a muncii în schimburi;
• indicarea contractului colectiv de muncă ce reglementează condițiile de muncă ale salariatului;
• durata şi condiţiile perioadei de probă, dacă există;
• procedurile privind utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate şi semnăturii electronice calificate;
• dreptul şi condiţiile privind formarea profesională oferită de angajator;
• suportarea de către angajator a asigurării medicale private, a contribuţiilor suplimentare la pensia facultativă sau la pensia ocupaţională a salariatului, în condiţiile legii, precum şi acordarea, din iniţiativa angajatorului, a oricăror alte drepturi, atunci când acestea constituie avantaje în bani acordate sau plătite de angajator salariatului ca urmare a activităţii profesionale a acestuia, după caz.

   Atribuţiile postului vor fi prevăzute în fişa postului, anexă la contractul individual de muncă.

   Toate clauzele minime cuprinse în informarea de mai sus trebuie să se regăsească şi în conţinutul contractului individual de muncă, cu excepţia informaţiilor privind contractul colectiv de muncă aplicabil, a procedurii semnăturii electronice, precum și a condițiilor de formare profesională.

   Obligația de informare se consideră îndeplinită de către angajator la momentul semnării CIM. Este important de reţinut faptul că angajatorul nu poate insera în CIM orice clauză contractuală. Astfel în situaţia stipulării în CIM a unor clauze contrare dispozițiilor legale, angajatorul poate fi sancționat cu o amendă cuprinsă între 2.000 și 5.000 de lei.

   Pe lângă aceste informații, salariații care urmează să își desfășoare activitatea în străinătate trebuie să fie informați, în timp util, cu privire la următoarele aspecte:

• ţara sau ţările, precum şi durata perioadei de muncă ce urmează să fie prestată în străinătate;
• moneda în care vor fi plătite drepturile salariale, precum și modalitățile de plată;
• prestațiile în bani și/sau în natură aferente desfășurării activității în străinătate;
• condițiile de climă;
• reglementările principale din legislația muncii din acea țară;
• obiceiurile locului a căror nerespectare i-ar pune în pericol viața, libertatea sau siguranța personală;
• condițiile de repatriere a lucrătorului, după caz.

     Primele trei clauze enumerate mai sus trebuie să se regăsească și în conținutul CIM.

     De reţinut: cu privire la informaţiile furnizate, prealabil încheierii contractului individual de muncă sau pe parcursul executării acestuia, inclusiv pe durata concilierii, între părţi poate interveni un contract de confidenţialitate.

    Dacă angajatorul nu își execută obligația de informare salariatul are dreptul să sesizeze Inspecția Muncii. De asemenea poate sesiza instanța judecătorească competentă și să solicite despăgubiri corespunzătoare prejudiciului pe care l-a suferit ca urmare a neexecutării de către angajator a obligației de informare.

      În afara clauzelor esenţiale enumerate mai sus, între părţi pot fi negociate şi cuprinse în contractul individual de muncă şi alte clauze specifice. Sunt considerate clauze specifice, fără ca enumerarea să fie limitativă:

• clauza cu privire la formarea profesională;
• clauza de neconcurenţă;
• clauza de mobilitate;
• clauza de confidenţialitate.

     Modificarea uneia dintre clauzele CIM, în timpul executării contractului individual de muncă, impune încheierea unui act adiţional la contract, anterior producerii modificării, cu excepţia situaţiilor în care o asemenea modificare este prevăzută în mod expres de lege sau în contractul colectiv de muncă aplicabil.

    Atenție: primirea la muncă a uneia sau a mai multor persoane fără încheierea unui contract individual de muncă în formă scrisă, anterior începerii activității de către salariat, constituie contravenție conform art. 260 alin. 1 lit. e din Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii și se sancționează cu amendă de 20.000 lei pentru fiecare persoană astfel identificată, fără a depăşi valoarea cumulată de 200.000 lei.

    La negocierea, încheierea sau modificarea contractului individual de muncă ori pe durata concilierii unui conflict individual de muncă, oricare dintre părţi poate fi asistată de către un consultant extern (jurist) specializat în legislaţia muncii sau de către un reprezentant al sindicatului al cărui membru este, conform propriei opţiuni.