Regulamentul Intern este un instrument fexibil, aflat la dispoziţia angajatorului, prin care acesta poate să impună, în mod unilateral, reguli de conduită pentru salariaţi, sancţiuni şi măsuri de organizare a muncii, care să corespundă exigenţelor sale şi să îi permită reglementarea anumitor aspecte sensibile în relaţia cu salariaţii.
Pentru a fi eficace, însă, un Regulament Intern trebuie să fie redactat clar şi cuprinzător şi să ţină seama de rigorile legislaţiei muncii.
Regulamentul Intern se întocmește de către angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților, după caz. Deci angajatorului îi revine doar obligaţia de a consulta sindicatul sau reprezentantul salariaţilor, dar nu şi cea de a lua în considerare opiniile formulate de către sindicat sau de către reprezentanţii salariaţilor, întrucât sindicatul sau reprezentantul salariaţilor are un rol consultativ. Drept urmare, angajatorul este în măsură să adopte Regulamentul Intern fără a lua în considerare obiecţiunile lor.
Aşadar întocmirea Regulamentului este atributul exclusiv al angajatorului. Totuşi, conform unei opinii, inexistența solicitării privind consultarea ar avea drept consecință lipsirea Regulamentului de forță juridică.
Fiind un act unilateral emis de angajator, Regulamentul Intern poate fi modificat de către acesta ori de câte ori s-au schimbat împrejurările care au stat la baza inserării anumitor clauze, bineînțeles cu respectarea prevederilor legale privind modificarea Regulamentului Intern.
Conform Codului Muncii, Regulamentul Intern trebuie întocmit în termen de 60 de zile de la data de la care angajatorul dobândeşte personalitate juridică. Totuşi fiind vorba de un „angajator” consider că acest termen curge de fapt de la data angajării primului salariat. În acest fel se respectă una din condiţiile prevăzute de lege şi anume cea a consultării salariaţilor la întocmirea Regulamentului Intern.
Conform legii, întocmirea Regulamentului Intern este obligatorie. Codul Muncii reglementează în art. 242 conținutul minim obligatoriu. Regulamentul însă poate să conțină și alte dispoziții decât cele precizate în textul de lege, condiția fiind ca acestea să nu contravină legii. De pildă, nu pot fi prevăzute alte sancțiuni disciplinare decât cele stabilite în art. 248 alin. 1 din Codul Muncii sau într-o lege specială.
Astfel, Regulamentul Intern cuprinde cel puţin următoarele categorii de dispoziţii:
a) reguli privind protecţia, igiena şi securitatea în muncă în cadrul unităţii;
b) reguli privind respectarea principiului nediscriminării şi al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnităţii;
c) drepturile şi obligaţiile angajatorului şi ale salariaţilor;
d) procedura de soluţionare pe cale amiabilă a conflictelor individuale de muncă, a cererilor sau a reclamaţiilor individuale ale salariaţilor;
e) reguli concrete privind disciplina muncii în unitate;
f) abaterile disciplinare şi sancţiunile aplicabile;
g) reguli referitoare la procedura disciplinară;
h) modalităţile de aplicare a altor dispoziţii legale sau contractuale specifice;
i) criteriile şi procedurile de evaluare profesională a salariaţilor;
j) reguli referitoare la preaviz;
k) informații cu privire la politica generală de formare a salariaților, dacă există.
Totodată în cadrul Regulamentului Intern se vor înscrie sancţiunile disciplinare pe care le poate aplica angajatorul în cazul în care salariatul săvârşeşte o abatere disciplinară. Acestea sunt următoarele:
a) avertismentul scris;
b) retrogradarea din funcţie, cu acordarea salariului corespunzător funcţiei în care s-a dispus retrogradarea, pentru o durată ce nu poate depăşi 60 de zile;
c) reducerea salariului de bază pe o durată de 1-3 luni cu 5-10%;
d) reducerea salariului de bază şi/sau, după caz, şi a indemnizaţiei de conducere pe o perioadă de 1-3 luni cu 5-10%;
e) desfacerea disciplinară a contractului individual de muncă.
Codul Muncii mai conţine şi alte situaţii care trebuie stabilite concret în cuprinsul Regulamentului Intern pentru ca angajatorul să poată beneficia de prevederile legii. Menţionăm o parte dintre acestea:
- Toate faptele considerate de către angajator ca fiind abateri disciplinare;
- Modul concret de informare a fiecărui salariat cu privire la conţinutul Regulamentului Intern;
- Condiţiile în care poate fi suspendat contractul individual de muncă, în situaţia absenţelor nemotivate ale salariatului;
- Modul concret de stabilire a programului de lucru inegal în cadrul săptămânii de lucru de 40 de ore, precum şi în cadrul săptămânii de lucru comprimate;
- Condiţiile în care salariaţii au dreptul la pauză de masă şi la alte pauze, precum şi dacă acestea vor fi incluse sau nu în durata zilnică normală a timpului de muncă;
- Alte zile în care poate fi acordat repausul săptămânal;
- Zilele libere acordate pentru evenimentele familiale deosebite;
- Durata concediului fără plată;
- Data la se plăteşte salariul în bani, cel puţin o dată pe lună;
- Reguli privind securitatea şi sănătatea în muncă.
Pentru ca Regulamentul Intern să respecte toate cerinţele legislative este necesar ca acesta să fie întocmit de un jurist, specialist în relații de muncă. Este important de reținut faptul că Regulamentul intern este izvor specific de dreptul muncii.
Angajatorul are obligaţia de a aduce la cunoştinţa fiecărui salariat prevederile regulamentului intern, în prima zi de lucru, şi de a face dovada îndeplinirii acestei obligaţii. Aducerea la cunoştinţa salariaţilor a prevederilor regulamentului intern se poate realiza pe suport hârtie sau în format electronic, cu condiţia ca, în acest din urmă caz, documentul să fie accesibil salariatului şi să poată fi stocat şi printat de către acesta.
Cea mai simplă şi sigură metodă de a dovedi că salariaţii cunoşteau conţinutul Regulamentului Intern este semnarea de luare la cunoştinţă a Regulamentului de către salariaţi. Angajatorul poate să transmită salariaţilor prevederile Regulamentului Intern şi prin intermediul poştei electronice, însă doar dacă salariaţii au comunicat o adresă oficială şi validă de e-mail.
Regulamentul Intern se afișează la sediul angajatorului.
Toate aceste obligaţii ale angajatorului trebuie respectate cu strictețe de către acesta întrucât sunt prevăzute de norme imperative.
Regulamentul intern îşi produce efectele faţă de salariat de la momentul luării la cunoştinţă a acestuia.
Obligația de informare şi consultare a salariaților de către angajator se aplică și în cazul modificării Regulamentului Intern, procedura fiind aceeași. Modificarea Regulamentului Intern se face prin decizii ale angajatorului, care însă trebuie să respecte regula consultării.
De la data luării la cunoştinţă, prevederile Regulamentului Intern dobândesc un caracter imperativ pentru toţi salariaţii, urmând ca nerespectarea lor de către salariaţi să fie considerată abatere disciplinară și să fie atrasă răspunderea disciplinară corespunzătoare.
Orice salariat interesat poate sesiza angajatorul cu privire la dispozițiile Regulamentului Intern, în măsura în care face dovada încălcării unui drept al său. Nemulțumit de răspunsul primit, el se poate adresa instanțelor judecătorești, în termen de 30 de zile de la data comunicării de către angajator a modului de soluționare a sesizării formulate
Regulamentul Intern are caracter de act legal obligatoriu, fiind un act prin care se organizează modul de funcţionare al societăţii. De aceea Regulamentul Intern reprezintă un document care poate fi solicitat în instanţă în cazul unui proces între angajator şi salariat, fiind mijloc de probă.
În soluţionarea litigiilor de muncă, instanţa de judecată va solicita întotdeauna angajatorului o copie a Regulamentului Intern, întrucât prevederile Codului Muncii atribuie angajatorului, în mod exclusiv, competenţa de a-şi stabili procedurile ce se impun a fi urmate în derularea activităţii sale, faptele ce constituie abateri disciplinare, de a le califica, în funcţie de specificul activităţii, ca fiind de o anumită gravitate şi de a stabili sancţiunea disciplinară ce urmează a fi aplicată fiecărei abateri disciplinare.
Prevederile Regulamentului Intern se aplică tuturor salariaţilor, indiferent de natura contractului individual de muncă şi de funcţia deţinută, persoanelor care îşi desfăşoară activitatea pe bază de contract de colaborare sau prestări servicii (convenţii civile), personalului de la alte societăţi care lucrează ca detaşaţi sau delegaţi în cadrul societăţii, precum şi elevilor sau studenţilor care efectuează practica în cadrul societăţii.
Regulamentul Intern reprezintă fără îndoială cel mai preţios instrument aflat la îndemâna angajatorilor în raporturile cu salariaţii lor.
jrs. Florin Cioca 