Gestionarea unei reclamații la locul de muncă

   În calitate de angajator trebuie să fii pregătit să faci față nemulțumirilor persoanelor care lucrează pentru tine. Aceste nemulțumiri ar putea avea drept cauză condițiile de muncă, colegii de muncă sau sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească angajatul.

   Adesea cel mai bun mod de a soluționa nemulțumirile angajaților îl reprezintă o ”vorbă bună” din partea managerului direct, o discuție amicală pentru a încerca rezolvarea problemei în cursul unei zile normale de lucru. Dacă acest mod de rezolvare nu funcționează atunci vor trebui luate măsuri pentru a soluționa problema în mod oficial.

   Potrivit art. 242 din Codul Muncii fiecare angajator trebuie să-și stabilească prin intermediul Regulamentului Intern, propria procedură de soluţionare pe cale amiabilă a conflictelor individuale de muncă, a cererilor sau a reclamaţiilor individuale ale salariaţilor. În situația în care angajatorul nu are  stabilită o astfel de procedură sau eșuează în soluționarea nemulțumirilor salariaților, aceștia se pot adresa în scris instituțiilor abilitate sau/și instanței judecătorești. Bineînțeles că angajatorii ar trebui să facă tot posibilul pentru a evita această ultimă soluție.

   De multe ori reclamațiile salariaților au la bază simple frustrări, fără nicio legătură cu drepturile lor stabilite în Codul Muncii. Totuși toate nemulțumirile angajaților trebuie luate în serios. În acest fel veți construi o relație puternică, veți dezvolta încredere, iar angajații se vor simți mai confortabil să vină la voi atunci când au o plângere legitimă.

   Reclamațiile salariaților, inclusiv cele bazate pe simple frustrări, pot părea nesemnificative pentru angajator, dar ele produc suferință angajaților. Ignorarea problemelor salariaților poate afecta angajatorul prin implicarea autorităților statului. De asemenea în unele cazuri poate fi afectată chiar reputația angajatorului.

   Cele mai multe nemulțumiri ale salariaților pot fi rezolvate de către angajatori într-un mod informal, evitându-se implicarea organelor statului. În acest scop se vor convoca toate părțile implicate alături de un analist în conflicte de muncă pentru a fi analizată nemulțumirea angajatului. Odată înțeles motivul real al reclamației, împreună cu angajatul, se poate identifica o posibilă soluție. Uneori, din discuțiile cu salariatul, analistul își poate da seama că angajatul a dorit doar să se facă auzit, să-și exprime frustrările, fără a aștepta nicio rezoluție. În această etapă se poate evita o plângere scrisă din partea angajatului adresată autorităților.

   Etapa informală trebuie să se desfășoare într-un cadru familiar angajatului, la locul de muncă al acestuia, care să-i permită să-și expună fără reținere toate nemulțumirile. Trebuie identificate clar motivele reale ale reclamațiilor, pentru a putea diferenția plângerile care au la bază simple frustrări de cele rezultate dintr-o posibilă încălcare a anumitor drepturi ale angajaților. Participarea unui analist în conflicte de muncă, având experiență în relații de muncă, este esențială pentru soluționarea corectă a nemulțumirilor salariatului. Multe dintre aceste nemulțumiri nu pot fi încadrate în definiția legală a conflictului individual de muncă, iar dacă vor degenera ar atrage implicarea autorităților statului fără ca acestea să le poată soluționa din punct de vedere legal.

   În situația în care salariatul nu dorește soluționarea nemulțumirilor sale printr-o discuție amicală sau dacă aceasta nu produce efectele scontate, atunci salariatul se poate adresa în scris conducerii societății, conform procedurii de soluționare a reclamațiilor salariaților. În această etapă formală se va consemna în scris modul de soluționare al reclamațiilor. Participarea analistului în conflicte de muncă este, de asemenea, esențială.

   Angajatorul sau persoana desemnată de acesta să soluționeze reclamațiile angajaților ar trebui să fie atentă la modul în care decurge soluționarea acestora. Dacă observă că aceste nemulțumiri se pot transforma într-un conflict deschis ar trebui să-i propună angajatului soluționarea reclamației acestuia prin intermediul concilierii sau medierii, implicând o terță parte, independentă și imparțială. Practic este ultima modalitate de a evita implicarea autorităților statului.

   Răspunsul dat de către angajator reclamației scrise a angajatului trebuie să fie ușor de înțeles, adaptat la gradul de pregătire și înțelegere al angajatului, neechivoc, documentat din punct de vedere legal. În situația în care s-a încercat soluționarea disputei și pe cale informală, prin discuții anterioare depunerii în scris a sesizării, răspunsul angajatorului trebuie să conțină aceleași informații care i-au fost date anterior salariatului.

   Neînțelegerile dintre părțile raportului de muncă pot fi reduse la minimum, dar natura interacţiunilor angajator – angajat într-o economie de piaţă indică permanent un conflict inevitabil. Relaţiile de muncă într-o economie de piaţă acceptă şi recunosc că angajaţii şi conducerea au interese diferite şi că unele conflicte sunt inevitabile şi implicit trebuie gestionate reclamațiile inerente. De regulă conflictul se manifestă ca o dispută. Totuşi, interese diferite nu înseamnă întotdeauna dispute permanente. Angajaţii şi angajatorii pot lucra împreună la soluţionarea diferenţelor şi pot să ajungă la o înţelegere comună fără ca divergenţele să escaladeze către reclamații adresate autorităților statului.

   Interesele conflictuale creează necesitatea de a discuta: interesul comun dă un impuls pentru a se ajunge la compromis şi acord. De regulă disputele pot fi prevenite şi soluţionate chiar prin acţiunea părţilor, fără intervenţia unei terţe părţi. Pentru a evita ca o simplă neînțelegere să se transforme într-un conflict soluționat de către autorități este indicat să fie utilizate serviciile oferite de analiștii în conflicte de muncă sau consultanții în relații de muncă.

   Serviciile de prevenire a disputelor nu elimină reclamațiile angajaților, dar plasează dezacordurile într-un context diferit, permiţând părţilor să-şi rezolve problemele în cadrul locului de muncă, legal, fără intervenția autorităților. În acest context, prevenirea disputelor nu înseamnă „nicio reclamație” ci, mai degrabă, diverse acţiuni care să încurajeze pacea la locul de muncă şi prin acestea să se soluționeze rapid și pașnic neînţelegerile dintre părți.

   Așadar nu există niciun motiv pentru care serviciile aferente îmbunătățirii relațiilor la locul de muncă sau pentru prevenirea și soluționarea disputelor la locul de muncă să nu fie tratate cu seriozitate de către angajatori. Întreprinderile au dreptul să angajeze consultanți în relații de muncă care să-i îndrume cu privire la modalitățile de cooperare la locul de muncă.

Pauza de masă și alte pauze ale salariaților

   Indiferent dacă că lucrezi într-un birou, atelier sau pe un șantier, întreruperea programului de lucru pentru a te odihni, pentru a lua masa sau în alte scopuri este necesară și chiar obligatorie în anumite cazuri. Angajații nu pot lucra ore în șir fără întrerupere și au nevoie să facă o pauză de la sarcinile solicitante pe care le au.

   Conform art. 134 din Codul Muncii în cazul în care durata zilnică a timpului de muncă este mai mare de 6 ore, salariaţii au dreptul la pauză de masă şi la alte pauze, în condiţiile stabilite prin contractul colectiv de muncă aplicabil sau prin regulamentul intern. Pentru tinerii în vârstă de până la 18 ani pauza de masă este de cel puţin 30 de minute consecutive, în cazul în care durata zilnică a timpului de muncă este mai mare de 4 ore şi jumătate (art. 13 din H.G. 600/2007). Trebuie să înțelegeți că dreptul la pauză este un drept la care salariatul nu poate renunța.

   Cu excepția anagajaților minori durata minimă a pauzei de masă nu este reglementată de lege. De aceea momentul acordării și durata pauzei de masă pot face obiectul unor negocieri individuale sau colective putând fi prevăzute în contractul individual de muncă, în cel colectiv de muncă sau direct, de către angajator, prin regulamentul intern.

   Pe lângă pauza de masă există numeroase alte situații în care angajatorul este obligat să le acorde salariaților diferite pauze de la activitatea pe care o desfășoară.

   Astfel în cazul salariatelor gravide, a celor care au născut recent sau alăptează și au revenit la serviciu, angajatorul trebuie să le asigure acestora pauze dar şi locuri amenajate pentru repaus sau, după caz, două pauze pentru alăptare de câte o oră fiecare.

   Angajații care își desfășoară activitatea în condiții de frig sau de căldură, sub sau peste anumite temperaturi, au dreptul la acordarea unor pauze pentru refacerea capacităţii de termoreglare, scop în care angajatorii vor asigura spaţii fixe sau mobile cu microclimat corespunzător.

   De asemenea pentru salariații care își desfășoară activitatea la birou angajatorul trebuie sa le planifice timpul de lucru astfel încât folosirea zilnică a ecranului de vizualizare să fie întreruptă periodic prin pauze sau schimbări de activitate care să reducă suprasolicitarea în fața acestuia.

   Nu trebuie să-i uităm pe fumători. Întrucât este intezis fumatul în spațiile închise, angajatorul trebuie să le amenajeze acestora locuri pentru fumat în spații deschise, de regulă în afara clădirii. Aceasta poate reprezenta o problemă dacă activitatea angajatului se desfășoară într-o clădire de birouri cu mai multe etaje. În această situație angajatorul trebuie să țină cont și de timpul suplimentar pe care îl face salariatul până și de la locul de fumat.

   Este important de reținut faptul că pauzele, cu excepţia dispoziţiilor contrare din actele normative, din contractul colectiv de muncă aplicabil şi din regulamentul intern, nu se includ în durata zilnică normală a timpului de muncă.

   Pauza de masă precum și celelalte pauze sunt incluse în timpul petrecut de salariat la locul de muncă, însă nu se iau în calculul timpului de muncă lucrat. Spre exemplu, salariatul poate avea un program de lucru de la 8.30 la 17.00, cu 30 de minute pauză de masă, ceea ce reprezintă 8 ore de muncă efectiv lucrate.

   Pauzele sunt reglementate în Codul Muncii la capitolul ”Repausuri periodice”, iar repausul reprezintă orice perioadă care nu este timp de muncă, deci nu se plătește.

   Pornind de la definițiile noțiunilor de „timp de lucru” și „perioadă de repaus”, putem spune că angajații, pe durata pauzei, nu ar trebui să fie obligați să rămână la postul lor, la dispoziția angajatorului, să își desfășoare activitățile sau să își exercite funcțiile. Astfel, doar acele pauze în cursul cărora lucrătorii au permisiunea de a-și gestiona timpul fără constrângeri majore și de a se consacra propriilor interese (odihnă, luarea mesei, etc) nu vor constitui timp de lucru.

   Prin urmare o perioadă de timp în cursul căreia angajatorul le cere angajaților să rămână la postul lor și să fie disponibili pentru a presta servicii dacă este necesar, chiar dacă activitatea lor este egală cu zero, s-ar califica drept „timp de lucru” și deci nu ar respecta dreptul angajaților de a beneficia de o pauză în cursul zilei de lucru.

   Consider că scopul urmărit de legiuitor nu poate fi atins atunci când timpul de pauză al angajatului poate fi întrerupt în orice moment. Această incertitudine legată de apariția unor situații de natură să pună lucrătorul într‑o stare de alertă permanentă, contravine scopului timpului de pauză, care este odihna. Nici împrejurarea că întreruperile timpului de pauză pot fi ocazionale și imprevizibile și nici frecvența lor nu afectează, în opinia mea, această concluzie.

   Absența pauzei de masă nu crește productivitatea muncii, în schimb beneficiile unei ieșiri de o jumătate de oră cu colegii oferă o detașare sănătoasă de evenimentele aflate în derulare la job și care te poate ajuta să le vezi cu o mai mare limpezime. O astfel de ieșire îți dă ocazia să îți cunoști mai bine colegii, să ai o conexiune mai bună cu ei și să netezești eventualele asperități ce pot apărea din cauza presiunii de la birou. Pauza te ajută să te relaxezi atât la nivel fizic, cât și la nivel emoțional și mental. 

   De cele mai multe ori deadline-urile sunt apăsătoare iar rezultatele tale depind de anumiți colegi. De aceea apar situații conflictuale în cadrul echipei. Toate acestea le poți ameliora în timpul pauzei de masă, când poți invita un coleg pentru a discuta într-un cadru informal. În acest fel relațiile și colaborarea se îmbunătățesc.

   Pauzele dau energie, mai ales pentru că mintea se eliberează de la diferiți factori ce distrag atenția. Cum persoanele au nevoie de socializare, aceste minute din zi sunt perfecte pentru a discuta cu colegii, pentru a forma o legătură și a consolida echipa. De asemenea, pentru a preveni orice fel de oboseală mintală, este bine ca o pauză mai lungă să fie luată la jumătatea programului de lucru.

   Pauzele au multiple beneficii pentru sănătatea fizică și emoțională și, nu în ultimul rând, sunt importante pentru creșterea nivelului de productivitate. 

   Pentru a te bucura din plin de toate aceste beneficii, este important să înveți să-ți iei atât pauze zilnice cât și pauze de câteva zile sau săptămâni (concedii) în care să-ți reîncarci bateriile.

Analiza conflictului de muncă

   În întreaga lume se acordă din ce în ce mai multă atenţie prevenirii şi soluționării conflictelor. Prevenirea şi rezolvarea efectivă a conflictelor în cadrul raporturilor de muncă sunt critice pentru existența unor relaţii sănătoase şi productive la locul de muncă. Procesul de soluționare pe cale extrajudiciară a disputelor oferă părţilor aflate în conflict soluții bazate pe consens şi reduce necesitatea sistemică a celor două părți de a recurge la procese în instanță, întărind relația angajat – angajator.

   Atunci când în relaţiile de muncă este inerent şi inevitabil conflictul, stabilirea proceselor efective de prevenire şi rezolvare a disputelor reprezintă cheia reducerii la minimum a consecinţelor producerii conflictului la locul de muncă.

   Un prim pas îl reprezintă alegerea unei persoane cu experiență în analiza și identificarea naturii conflictului dintre părți. Aceasta reprezintă o etapă esențială, prealabilă soluționării conflictului.

   Pentru a avea un rezultat bun în analiza conflictului dintre angajat – angajator sau angajat – angajat, persoana aleasă trebuie să beneficieze  de studii juridice și o experiență relevantă în domeniul relațiilor de muncă.

   Persoana aleasă va analiza şi va identifica natura conflictului din expunerea părţilor implicate, dar și prin studierea documentelor care îi sunt puse la dispoziție. Dacă constată existența unui conflict între părți, atunci va informa părţile asupra modalităților de soluționare a acestuia.

   Analiza trebuie efectuată de către o persoană independentă, nesubordonată angajatorului. Rolul ei este de a facilita procesul de negociere și de a acorda asistenţă părţilor spre a lărgi sfera opţiunilor ce pot fi luate în considerare pentru a ajunge la un acord acceptat de ambele părţi.

   Conflictul presupune existența unor neînțelegeri între părți, ca subiecte ale conflictului. Dacă în realitate una dintre părți nu este subiect al conflictului ci doar în mod aparent, cealaltă parte având o falsă reprezentare a realității, atunci nu putem vorbi de existența unui conflict.

   Conform legii, conflictul de muncă reprezintă o neînțelegere dintre salariaţi şi angajatori privind interesele cu caracter economic, profesional sau social ori drepturile rezultate din desfăşurarea raporturilor de muncă. Așadar dacă în realitate conflictul are ca subiecte alte persoane decât cele două părți ale raportului de muncă, atunci nu putem vorbi de existența unui conflict de muncă.

   În mod legal raporturile de muncă stabilite între angajatori şi angajaţii acestora trebuie să se desfăşoare cu respectarea prevederilor legale, precum şi în condiţiile negociate prin contractele individuale de muncă. Încălcarea cu vinovăţie de către una dintre părţi a obligaţiilor care îi revin atrage răspunderea acesteia.

   Analiza conflictului de muncă presupune constatarea existenței unui conflict între cele două părți, identificarea naturii acestuia ca fiind un conflict de muncă, precum și constatarea faptului că acest conflict poate fi soluționat pe cale amiabilă printr-una dintre modalitățile alternative extrajudiciare de soluționare a conflictelor.

   Pentru a fi în situația unui conflict care poate fi supus soluționării amiabile trebuie ca acel conflict să aibă ca obiect drepturi care pot fi supuse negocierii. În cazul izbucnirii unui conflict privind un drept care nu poate face obiectul negocierii (renuntarea la concediul de odihnă de către salariat) nu putem vorbi de existența unui conflict de muncă.

   Încălcarea normelor de dreptul muncii va declanșa conflictul de muncă și poate determina în subsidiar sancționarea contravențională a angajatorului cu repercusiuni asupra activității acestuia. Analiza conflictului de muncă și identificarea normelor încălcate, de către un specialist în relații de muncă va determina diminuarea prejudiciilor rezultate în urma conflictului, atât în plan relațional, cât și material sau contravențional.

   Putem spune că analiza conflictului de muncă reprezintă un proces prealabil prin care o terţă parte, independentă şi imparţială, identifică, analizează şi interpretează datele referitoare la o dispută, iar ulterior prezintă recomandări părţilor aflate în conflict, dar fără putere de a lua hotărâri, ci pur şi simplu având rol de expert. Scopul fundamental al activităţilor de analiză a faptelor este de a reduce ori de a ameliora și chiar de a elimina conflictul dintre părți, precum și prejudiciile inerente acestuia.

   Pentru angajator analiza conflictului de muncă poate aduce beneficii care depășesc simpla soluționare pe cale amiabilă a acestuia. Este vorba de identificarea cauzelor și a consecințelor conflictului. Un astfel de exemplu îl reprezintă existența unor consecințe a căror legătură de cauzalitate cu factorii care declanșează conflictul este mai puțin vizibilă: creşterea fluctuaţiei de personal, absenteism crescut sau creşterea pierderilor de materii prime.

   În concluzie, în lipsa unei analize profunde și temeinice a conflictelor de muncă de către o persoană cu o pregătire juridică temeinică în domeniul relațiilor de muncă, conflictul poate degenera și poate atrage răspunderea materială și contravențională a angajatorului. De asemenea  cunoașterea insuficientă a legislaței muncii poate conduce părțile la încheierea unui acord nul ca urmare a soluționării unor conflicte privind drepturi care nu pot fi negociate sau prin adoptarea de către părți a unor soluții nelegale.

   Așadar putem spune că nu există niciun motiv pentru care angajatorii să nu contracteze serviciile unor consultanți în relații de muncă în scopul prevenirii, identificării și soluționării conflictelor de muncă, având ca rezultat îmbunățirea relațiilor de muncă și înțelegerea dintre părți.

Tichetele cadou și cadourile acordate salariaților

   Tichetele cadou dar și cadourile în bani sau în bunuri și servicii reprezintă un beneficiu extrasalarial acordat angajaților de către companiile lor în scopul motivării acestora.

   Angajatorii se folosesc de anumite sărbători din an spre a-și arăta aprecierea față de angajați pentru activitatea desfășurată de aceștia pe parcursul anului.

   În acest sens angajatorii caută diferite instrumente de motivare care să aibă impact asupra salariaților, dorind să le transmită că sunt apreciați și că efortul muncii lor este remarcat. Bugetul fiind, de regulă, limitat este important pentru angajatori să identifice acele metode de motivare simple și eficiente, care să nu implice un efort financiar foarte mare, dar care să creeze un sentiment puternic de apreciere în rândul angajaților.

   Tichetele cadou, precum și cadourile în bani sau în bunuri și servicii, reprezintă un instrument de motivare al angajaților. Acestea practic scot din anonimat orice eveniment sărbătorit de companii, asociind un gest memorabil şi de impact bonusurilor oferite.

   Unul dintre instrumentele cele mai utilizate de către angajatori îl reprezintă tichetul cadou. Motivul îl reprezintă faptul că acesta îi oferă angajatului posibilitatea de a-și alege singur cadoul dorit.

   Avantajele utilizării lor sunt atât de natură financiară, respectiv scutiri de taxe sociale salariale şi patronale, cât şi de natură logistică, tichetele cadou fiind foarte simplu de comandat şi utilizat în orice companie, de orice dimensiune sau domeniu de activitate.

   Conform Legii nr. 165/2018 tichetele cadou sunt bilete de valoare acordate ocazional angajaţilor proprii pentru cheltuieli sociale. Astfel prin lege se interzice acordarea de tichete cadou altor categorii de beneficiari decât proprii angajați.

   Tichetele cadou se pot oferi angajaților atât în beneficiul lor cât și în beneficiul copiilor minori ai acestora.

   Valoarea nominală a unui tichet cadou este de 10 lei sau un multiplu de 10, dar nu mai mare de 50 lei. Valoarea nominală a tichetelor cadou acordate angajaţilor nu poate fi diminuată în niciun mod.

   Tichetele cadou se emit exclusiv pe suport electronic. Ele sunt valabile un an de la data alimentării suportului electronic, fără a se înţelege că aceasta este perioada de valabilitate a suportului electronic.

   Fiecare tichet cadou este valabil numai dacă are înscrise pe suportul electronic sau stocate într-un alt mod în acesta următoarele menţiuni:

  a) numele şi adresa emitentului;

  b) perioada de valabilitate a utilizării tichetului cadou;

  c) numele, prenumele şi codul numeric personal ale salariatului care este în drept să utilizeze tichetul cadou.

   Suportul electronic al tichetelor cadou nu permite efectuarea de operaţiuni de retragere de numerar sau de preschimbare în numerar și poate fi alimentat exclusiv cu valoarea nominală a tichetelor cadou acordate angajaţilor, stabilită conform legii.

   Tichetele cadou pot fi utilizate doar pe teritoriul României, în termenul de valabilitate şi numai pentru achiziţionarea bunurilor şi serviciilor pentru care au fost emise, putând fi utilizate inclusiv pentru plăţi online.

   Angajatorii sunt obligaţi să înştiinţeze salariaţii cu privire la data alimentării şi valoarea tichetelor cadou transferate pe suportul electronic.

   Angajatorii, împreună cu reprezentanţii salariaţilor, stabilesc prin contractele colective de muncă sau prin Regulamentul intern, după caz, clauze privind acordarea tichetelor cadou, care să prevadă cel puţin următoarele:

  a) numărul salariaţilor din unitate care pot primi tichete cadou şi valoarea nominală acordată, ţinând seama de posibilităţile financiare proprii ale angajatorilor;

  b) categoriile de salariaţi care primesc tichete cadou și frecvența acordării acestora;

  c) stabilirea concretă a activităţilor, destinaţiilor şi evenimentelor care se încadrează în cheltuieli sociale pentru care se vor acorda tichete cadou salariaţilor.

   Este important de reținut faptul că acordarea de către angajator a unei categorii de bilete de valoare (ex: tichete de masă) nu exclude acordarea concomitentă, aceluiaşi salariat, şi a altor categorii de bilete de valoare (tichete cadou).

   La nivelul angajatorilor, tichetele cadou achiziţionate într-o lună calendaristică şi nedistribuite salariaţilor se reportează şi pot fi utilizate în lunile calendaristice următoare. Se interzice angajatorului returnarea către unităţile emitente a tichetelor achiziţionate de la acestea şi neutilizate, precum şi primirea acestor tichete de către unităţile emitente, indiferent de motiv, cu excepţia cazurilor prevăzute în contract.

   La sfârşitul perioadei de valabilitate sau la data stabilită de angajator salariatul are obligaţia să restituie angajatorului contravaloarea tichetele cadou alimentate pe suport electronic pentru anul în curs şi neutilizate.

   Utilizarea de către salariat a tichetelor cadou necuvenite îl obligă pe acesta la plata contravalorii acestora către angajator.

   Conform Codului Fiscal contravaloarea tichetelor cadou și a cadourilor în bani sau în natură oferite salariaților reprezintă o cheltuială socială, deductibilă limitat în limita unei cote de până la 5%, aplicată asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, potrivit Codului Muncii.

   Angajaţii pot beneficia de tichete cadou acordate de angajatorii lor, numai pentru destinaţiile sau evenimentele care se încadrează în cheltuielile sociale.

   Cadourile în bani şi/sau în natură, inclusiv tichetele cadou, oferite de angajatori, reprezintă veniturii neimpozabile pentru salariat în măsura în care valoarea acestora pentru fiecare persoană în parte, cu fiecare ocazie din cele de mai jos, nu depăşeşte 300 lei:

  (i) cadouri oferite angajaţilor, precum şi cele oferite pentru copiii minori ai acestora, cu ocazia Paştelui, Crăciunului şi a sărbătorilor similare ale altor culte religioase;

  (ii) cadouri oferite angajatelor cu ocazia zilei de 8 martie;

  (iii) cadouri oferite angajaţilor în beneficiul copiilor minori ai acestora cu ocazia zilei de 1 iunie.

   Valoarea tichetelor cadou și a cadourilor oferite salariaților în cazurile menționate mai sus nu se cuprind în baza de calcul a contribuţiei de asigurări sociale și nici în baza de calcul a contribuţiei de asigurări sociale de sănătate în cazul persoanelor fizice care realizează venituri din salarii sau asimilate salariilor. De asemenea angajatorul nu datorează contribuția asiguratorie pentru muncă în acest caz.

   Limita de 300 lei se aplică separat pentru cadourile, inclusiv tichetele cadou, acordate pentru fiecare ocazie din cele prevăzute mai sus, pentru fiecare angajat şi pentru fiecare copil minor al angajatului, chiar şi în cazul în care părinţii lucrează la acelaşi angajator.

   Partea care depăşeşte limita de 300 lei reprezintă venit impozabil din salarii și se vor reține contribuțiile de asigurări sociale și asigurări sociale de sănătate. De asemenea angajatorul va datora contribuția asiguratorie pentru muncă în acest caz.

   Cadourile în bani, în bunuri sau prestări de servicii acordate salariaților cu ocazia altor evenimente sau sărbători decât cele enumerate mai sus reprezintă avantaje salariale și vor intra în baza de calcul a impozitului pe salariu și a contribuțiilor de asigurări sociale și asigurări sociale de sănătate. De asemenea angajatorul va datora contribuția asiguratorie pentru muncă în acest caz.

   Reprezintă tot avantaj salarial acordarea tichetelor cadou salariaților în alte situații care se încadrează în categoria cheltuielilor sociale potrivit Contractului colectiv de muncă la nivel de unitate sau Regulamentului intern.

   Aceste venituri vor intra în baza de calcul ca venituri din salarii în luna în care acestea sunt primite.

   Toate aceste cheltuieli reprezintă cheltuieli deductibile pentru angajator.

   Dacă companiile nu mai pot acorda tichete cadou decât propriilor angajați și doar pentru situațiile care se încadrează în categoria cheltuielilor sociale, cadourile în schimb se pot acorda terților cu ocazia diverselor evenimente încadrate ca acțiuni de protocol.

   Contravaloarea acestor cadouri în bunuri și servicii reprezintă o cheltuială deductibilă limitat pentru companie.

   Cheltuielile înregistrate cu taxa pe valoarea adăugată colectată, pentru cadourile oferite de contribuabil, cu valoare mai mare de 100 lei, întră în categoria cheltuielilor de protocol. Cadoul poate cuprinde unul sau mai multe bunuri oferite gratuit fără a depăşi, individual, plafonul de 100 lei, exclusiv TVA.

   Tichetele cadou rămân o metodă utilizată de foarte multe companii din România pentru a-și arăta aprecierea față de angajați, fiind și o modalitate de completare a veniturilor angajaților. Spre deosebire de alte bilete de valoare, tichetele cadou pot fi folosite pentru achizionarea unei game variate de produse, de la electronice și produse IT, la bijuterii, fashion & beauty, home & deco, librării, farmacii și clinici medicale, hypermarket-uri sau restaurante.

   Nu în ultimul rând, indiferent de modificările legislative, prin acordarea acestor cadouri companiile vor căuta în continuare să îşi manifeste recunoştinţa faţă de parteneri şi clienţi, pentru încredere şi colaborare, precum și faţă de angajaţi, cărora vor să le mulţumească pentru un an greu şi, nu în cele din urmă, să le bucure copiii cu ocazia unor evenimente și sărbători mult așteptate.

Fișa postului – între birocrație și necesitate

   „Ce știi să faci?” sau „Ce trebuie să fac?”. Acestea sunt întrebările care se pun la debutul oricărui potențial raport de muncă din mediul privat. Angajatorul dorește un salariat capabil să îndeplinească atribuțiile postului pentru care dorește să-l angajeze, iar salariatul este interesat să știe exact care îi sunt atribuțiile pentru a-și putea negocia salariul.

   Deși adesea percepută ca o formalitate birocratică aferentă relațiilor de muncă, fișa postului, alături de Regulamentul Intern, reprezintă unul dintre documentele flexibile în stabilirea, derularea și încetarea raporturilor de muncă.

   Întocmirea în scris a fișei postului este obligatorie pentru angajatori, fiind un instrument extrem de eficient în atingerea obiectivelor organizației. Ea este un document anexă la contractul individual de muncă prin care se definesc principalele sarcini ce caracterizează munca salariatului.

   Este important să amintim faptul că prestarea muncii salariatului în schimbul unei remunerații reprezintă obiectul contractului de muncă. În cadrul unui contract de muncă obiectul contractului trebuie să fie licit și moral (conform cu legea și normele de conviețuire socială), determinat sau determinabil în viitor, să fie posibil și să constituie un fapt personal al celui care se obligă. Ori prestarea muncii salariatului este dată de îndeplinirea atribuțiilor care i-au fost stabilite conform contractului individual de muncă. Formularea în scris a acestor atribuții reprezintă dovada respectării prevederilor legale.

   Importanța fișei postului nu ar trebui ignorată nicio clipă. În primul rând fișa postului reprezintă o probă concludentă în instanță, în cazul în care conținutul acesteia nu e respectat sau dacă apar conflicte ori neînțelegeri între cele două părți. Ea reprezintă un izvor specific de drept, fiind emisă în baza unor prevederi legale.

   Nu trebuie uitat faptul că fișa postului stă la baza mai multor procese de resurse umane. Printre acestea se numără recrutarea și selecția, angajarea, formarea profesională, dar și dezvoltarea viitorilor angajați. Fără fișa postului aceste procese nu s-ar derula într-un mod eficient.

   Fișa postului reprezintă un ghid al angajatului întrucât i se oferă o descriere detaliată a postului în termeni de responsabilități pe care trebuie să și le asume la nivelul organizației. Având în față fișa postului, angajatul va cunoaște încă din prima zi tot ce presupune poziția sa în companie, putând fi împiedicate astfel eventuale abuzuri ale angajatorului în legătură cu aria de activitate a salariatului.

   Îndeplinirirea cu  conștiinciozitate a atribuțiilor de serviciu îi va putea permite angajatului să solicite o mărire de salariu sau o promovare și, de ce nu, angajarea unei alte persoane ca ajutor.

   Pentru angajator fișa postului mai poate reprezenta baza de plecare în evaluarea corectă a performanțelor și asigură totodată condițiile de promovare și formare profesională a viitorului angajat. 

   Cu ajutorul fișei postului, angajatorul poate combate eventuale susțineri neîntemeiate ale salariatului, prin care reclamă că anumite atribuții nu sunt în sarcina sa. Pe de altă parte, fișa postului stă la baza unor demersuri/proceduri pe care angajatorul le poate iniția în câmpul muncii – de exemplu, cercetarea disciplinară și aplicarea sancțiunii disciplinare, evaluarea profesională a salariatului, desființarea postului din structura organizațională etc. – acestea putând fi implementate cu succes (pe lângă alte aspecte relevante fiecărei proceduri în parte) doar prin raportare la atribuțiile din fișa postului.

   Fișa postului reprezintă un element – cheie în cercetarea disciplinară. Neîndeplinirea, cu vinovăție, de către salariat a sarcinilor și atribuțiilor sale reprezintă abatere disciplinară și atrage sancționarea disciplinară a angajatului. Lipsa stabilirii în scris a acestor atribuții va îngreuna dovedirea săvârșirii abaterii disciplinare de către salariat.

   Este important de reținut faptul că angajatorul este obligat să stabilească pentru lucrători, prin fişa postului, atribuţiile şi răspunderile ce le revin în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, corespunzător funcţiilor exercitate. Nerespectarea acestei obligații se sancționează contravențional.

   De asemenea, în perioada în care un anumit salariat lipsește de la locul de muncă, din diverse motive, angajatorul poate delega sarcinile de serviciu ale acestuia către un alt salariat. Pentru a putea proceda în acest fel și pentru a proteja angajatul de abuzuri este necesară emiterea unei decizii scrise care să cuprindă toate atribuțiile delegate și care să aibă la bază fișa postului angajatului înlocuit.

   Formularea în scris a atribuțiilor salariatului îl scutește pe acesta din urmă de abuzuri dar îi și permite angajatorului să își exercite prerogativa legală de a da dispoziții salariatului cu caracter obligatoriu, în completarea sarcinilor trasate prin fișa postului, fără a da naștere unor conflicte de muncă neîntemeiate.

   Totodată o fișă a postului scrisă, clară și cuprinzătoare îi permite angajatorului să exercite ușor controlul asupra modului de îndeplinire a sarcinilor de serviciu. Acest aspect este util în procedura concedierii salariatului ca fiind necorespunzător profesional, dar și în cazul constatării inaptitudinii medicale a acestuia.

   Datorită importanței legale a documentului, fișa postului trebuie formulată cu claritate maximă, deoarece singura modalitate prin care se pot evita repercusiuni ale nerespectării sarcinilor și obligațiilor stabilite în fișa postului, o reprezintă conturarea lor clară. Formulări generaliste de genul ”execută întocmai toate dispozițiilor pe care le primește de la conducerea societății” reprezintă formulări abuzive și atrag răspunderea angajatorului.

  Pentru a evita neplăcerile care pot rezulta din lipsa întocmirii corecte a fișei postului (sesizarea ITM-ului sau litigii de muncă) consider că este util pentru fiecare angajator să încheie contracte de consultanţă cu profesionişti în relaţii de muncă, cu o experienţă bogată şi o pregătire juridică temeinică, de un real ajutor în soluționarea conflictelor de muncă și a celor cu autoritățile statului.

 

Rolul funcției de bază

   Funcția de bază reprezintă un element esențial în calculul contribuțiilor sociale și al impozitului pe salariu.

   Deducerea personală, ca facilitate fiscală acordată de stat salariaților, se aplică exclusiv la angajatorul unde salariatul își declară funcția de bază.

   De asemenea, potrivit H.G. nr. 1045/2018, biletele de valoare, cu excepţia tichetelor cadou şi a tichetelor culturale, pot fi acordate numai de către angajatorii unde salariaţii în cauză îşi au funcţia de bază, potrivit legii. În cazul în care nu se poate stabili funcţia de bază, beneficiarul biletelor de valoare alege, în scris, angajatorul care îi va acorda biletele de valoare, având obligaţia de a transmite, în termen de maximum 10 zile lucrătoare, şi către ceilalţi angajatori opţiunea realizată.

   Conform H.G. nr. 1/2016, prin locul unde se află funcţia de bază se înţelege:

    a) pentru persoanele fizice angajate la un singur loc de muncă, locul unde are încheiat contractul individual de muncă sau alte documente specifice, potrivit legii;

    b) în cazul în care activitatea se desfăşoară pentru mai mulţi angajatori, locul declarat de persoanele fizice angajate.

   Angajatul are obligaţia să declare numai angajatorului la care a ales funcţia pe care o consideră de bază, pentru un singur loc de muncă, prin depunerea declaraţiei pe propria răspundere. Declaraţia pe propria răspundere nu reprezintă un formular tipizat.

   Funcţia de bază poate fi declarată de angajat şi la locul de muncă la care acesta realizează venituri din salarii în baza unui contract individual de muncă cu timp parţial indiferent de natura acestuia (durata determinata/nedeterminata).

   La schimbarea locului unde se află funcţia de bază, angajatul are obligaţia depunerii unei declaraţii pe propria răspundere de renunţare la funcţia de bază la angajatorul ales iniţial.

   În cazul în care un angajat care obţine venituri din salarii la funcţia de bază se mută în cursul unei luni la un alt angajator, deducerea personală se acordă numai de primul angajator, în limita veniturilor realizate în luna respectivă, până la data lichidării.

   Dacă reangajarea are loc în aceeaşi lună cu lichidarea, la stabilirea bazei de calcul pentru determinarea impozitului lunar aferent veniturilor realizate în această lună de la angajatorul următor nu se va lua în calcul deducerea personală.

   Așadar, deși nu mai este reglementată de Codul Muncii, ”funcția de bază” ca noțiune juridică reglementată de alte acte normative, continuă să dețină un rol important în stabilirea unor drepturi sau avantaje salariale, dar și al nivelului acestora.

Zile libere plătite acordate părinților în contextul răspândirii coronavirusului SARS-CoV-2

   În conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 110/2021 se acordă zile libere plătite părinţilor, pentru supravegherea copiilor, în situaţia limitării sau suspendării activităţilor didactice din unităţile de învăţământ, ca urmare a răspândirii coronavirusului SARS-CoV-2.

   Zilele libere plătite pentru supravegherea copiilor se acordă doar unuia dintre părinții copilului, de la data depunerii cererii. Părintele solicitant va înainta angajatorului său o cerere însoțită de o declaraţie pe propria răspundere a celuilalt părinte, din care să rezulte că acesta nu beneficiază, la rândul său, de zile libere și de o copie a certificatului/certificatelor de naştere ale copiilor.

   Angajatorul este obligat să acorde aceste zile libere plătite fiecărui angajat, care are acest drept și le solicită conform legii, în caz de refuz putând fi sancționat contravențional de către inspectorii de muncă. Refuzul angajatorului se sancţionează cu amendă între 1.000 şi 2.000 lei pentru fiecare persoană pentru care refuză acordarea zilelor libere.

    Prin excepţie, angajaţii din unităţile sistemului energetic naţional, din unităţile operative de la sectoarele nucleare, din unităţile cu foc continuu, din unităţile de asistenţă socială, de telecomunicaţii, ale radioului şi televiziunii publice, din reţeaua de transport feroviar, din unităţile care asigură transportul în comun şi serviciul de salubrizare a localităţilor, aprovizionarea populaţiei cu gaze, energie electrică, căldură şi apă, din unităţile de comerţ alimentar, servicii financiare, distribuţie de carburanţi, producţie şi distribuţie de medicamente şi echipamente sanitare, precum şi personalul din unităţile farmaceutice, beneficiază de prevederile prezentei ordonanţe de urgenţă numai cu acordul angajatorului.

    Pentru ca salariatul să poată solicita în mod legal acordarea acestui tip de zile libere, trebuie să aibă cel puțin un copil, cu vârsta de până la 12 ani inclusiv, înscris într-una din unităţile de învăţământ sau în unităţile de educaţie timpurie antepreşcolară, care presupun prezenţa efectivă a copiilor. Întrucât se solicită în mod expres prezența efectivă a copilului în unitatea de învățământ, acest tip de zile libere nu se acordă pe durata vacanțelor sau a zilelor libere legale, care nu necesită prezența efectivă a copiilor.

  Prin limitarea sau suspendarea activităţilor didactice care presupun prezenţa efectivă a copiilor se înţelege reducerea frecvenţei participării copiilor la cursurile şcolare şi utilizarea tehnologiei şi internetului sau a altor modalităţi alternative de educaţie. Situațiile în care se aplică sunt cele în care s-a introdus Scenariul 2 precum și situația rezultată în urma anchetei epidemiologice efectuată de DSP.

   Măsura acordării zilelor libere plătite se aplică atât pe durata stării de alertă cât şi după încetarea acesteia, până la finalizarea cursurilor anului şcolar 2021-2022. Numărul zilelor libere se acordă în funcţie de perioada prevăzută de hotărârea comitetului judeţean pentru situaţii de urgenţă sau de decizia conducerii instituției de învățământ.

   Zilele libere plătite se acordă doar dacă locul de muncă ocupat de părintele solicitant nu permite munca la domiciliu sau telemunca.

   Niciunul dintre părinţii nu poate beneficia de zile libere plătite, dacă, cel puțin unul dintre părinți, se află în una sau mai multe dintre următoarele situaţii:

a) este în concediul pentru creşterea copiilor până la 2 ani;

    b) este asistentul personal al unuia dintre copiii aflaţi în întreţinere;

   c) se află în concediu de odihnă/concediu fără plată;

  d) are raportul de muncă suspendat pentru întreruperea temporară a activităţii angajatorului, în condiţiile art. 52 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii;

   e) nu realizează venituri din salarii şi asimilate salariilor, venituri din activităţi independente, venituri din drepturi de proprietate intelectuală, venituri din activităţi agricole, silvicultură şi piscicultură, supuse impozitului pe venit potrivit prevederilor Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal.

   Indemnizaţia pentru fiecare zi liberă se plăteşte de către angajator şi este în cuantum de 75% din salariul de bază corespunzător unei zile lucrătoare, dar nu mai mult de corespondentul pe zi a 75% din câştigul salarial mediu brut.

   Această indemnizaţie este în sumă brută şi este supusă impozitării şi plăţii contribuţiilor de asigurări sociale, de asigurări sociale de sănătate, precum şi plăţii contribuţiei asiguratorii pentru muncă de către angajator.

    De reținut: Conform art. XIX alin. 3 din O.U.G. nr. 226/2020, prin derogare de la prevederile art. 60, art. 138^1 şi art. 154 alin. (1) lit. r) din Legea nr. 227/2015, în domeniul construcțiilor, pentru indemnizaţia prevăzută la art. 3 din O.U.G. nr. 147/2020 privind acordarea unor zile libere pentru părinţi în vederea supravegherii copiilor, nu se acordă facilităţi fiscale.

   Pentru decontarea sumelor pentru plata indemnizaţiei angajatorul depune o cerere la Agenţia Judeţeană pentru Ocuparea Forţei de Muncă, însoţită de documente justificative privind îndeplinirea condiţiilor de decontare a indemnizaţiei.

   Cererea şi documentele justificative se transmit în cel mult 30 de zile de la data efectuării plăţii contribuţiilor şi impozitelor aferente indemnizaţiei. Decontarea sumelor plătite cu titlu de indemnizaţie se face în termen de 30 zile lucrătoare de la data înregistrării documentelor la agenţia județeană pentru ocuparea forţei de muncă.

   Documentele justificative care vor însoți cererea sunt următoarele:

a) lista angajaţilor care au beneficiat de zilele libere, precum şi indemnizaţia acordată pe această perioadă;

  b) copii de pe statele de plată şi pontajele din care să reiasă acordarea indemnizaţiei pentru fiecare zi liberă;

  c) declaraţia pe propria răspundere a reprezentantului legal al angajatorului prin care se atestă că lista prevăzută la lit. a) conţine persoanele care îndeplinesc condiţiile prevăzute de lege;

   d) dovada plăţii impozitului şi contribuţiilor de asigurări sociale, de asigurări sociale de sănătate, precum şi a contribuţiei asiguratorie pentru muncă aferente indemnizaţiei pentru fiecare zi liberă.

   Angajatorii îşi asumă răspunderea pentru corectitudinea şi pentru veridicitatea datelor înscrise în aceste documente.

   În situaţia identificării unor inadvertenţe în documentele transmise de către angajatori, precum şi în situaţia în care informaţiile din documentele transmise sunt incomplete sau pe baza acestora nu se poate determina îndeplinirea condiţiilor legale pentru decontarea sumelor pentru plata indemnizaţiei pentru fiecare zi liberă, Agenţiile Județene pentru Ocuparea Forţei de Muncă solicită angajatorilor clarificări scrise şi/sau prezentarea de documente suplimentare

   Stabilirea sau, după caz, respingerea dreptului angajatorilor de a beneficia de decontarea sumelor pentru plata indemnizaţiei pentru fiecare zi liberă se face în baza deciziilor emise de directorii executivi ai Agenţiilor Judeţene pentru Ocuparea forţei de Muncă.

    Prevederile O.U.G. nr. 110/2021 se aplică și în situația în care prin ordinul ministrului M.E.C. se dispune suspendarea activităților care impun prezența fizică a antepreșcolarilor, preșcolarilor și elevilor în unitățile de învățământ și continuarea activităților didactice în sistem on-line.

    În final trebuie să reținem că spre deosebire de situațiile reglementate în O.U.G. nr. 110/2021, prin Legea nr. 19/2020 se acordă zile libere unuia dintre părinţi pentru supravegherea copiilor, în situaţia suspendării cursurilor sau închiderii temporare a unităţilor de învăţământ unde aceştia sunt înscrişi, ca urmare a condiţiilor meteorologice nefavorabile sau a altor situaţii extreme decretate astfel de către autorităţile competente cu atribuţii în domeniu. În cazurile prevăzute de Legea nr. 19/2020 zilele libere se acordă inclusiv pe perioada vacanţelor şcolare, însă doar în situaţia închiderii temporare a unităţilor de învăţământ ca urmare a stării de urgenţă decretate în condiţiile legii.

Zile libere pentru evenimente deosebite în familie

   De-a lungul vieții unui salariat pot apare numeroase evenimente care pot fi considerate deosebite. Un eveniment reprezintă un fapt care are o mare însemnătate pentru un individ. Aceste situații pot avea un efect pozitiv sau negativ asupra vieții sufletești a angajatului.

   Indiferent de efectul evenimetului produs, concentrarea salariatului la locul de muncă este afectată, iar munca salariatului nu poate fi furnizată la o calitate corespunzătoare. De aceea legiutorul a prevăzut în art. 152 din Legea 53/2003 – Codul Muncii posibilitatea angajatorului de a acorda salariatului zile libere plătite în cazul unor evenimente familiale deosebite.

   Pentru ca salariatul să poată beneficia de aceste zile libere plătite, evenimentul familial deosebit trebuie să intervină într-o perioadă de muncă. Practic acest concediu special se acordă întrucât apariția evenimentului familial deosebit necesită prezența lor personală pentru a-și îndeplini obligațiile familiale.

   Apariția acestor evenimente este legată în mod inseparabil de timpul de lucru ca atare, astfel încât angajații nu pot să se prevaleze de acestea în perioade de repaus săptămânal sau de concediu anual plătit. Concediile speciale se acordă tocmai pentru a le permite salariaților să absenteze de la locul de muncă, pentru motive care fac indispensabilă prezența imediată a acestora, păstrându‑și în același timp dreptul de a fi remunerat.

  Aceste tip de zile libere plătite sunt considerate „concedii speciale”, fiind reglementate legal în Codul Muncii în Secțiunea 1 – ” Concediul de odihnă anual şi alte concedii ale salariaţilor”.

   Deși reprezintă tot un tip de concediu, aceste zile libere plătite nu se includ în durata concediului de odihnă. Ele reprezintă un tip de concediu special de care beneficiază salariații pentru a putea participa la acel eveniment sau pentru a avea un moment de odihnă după un eveniment fericit sau nefericit.

   De regulă, pentru a beneficia de concediile speciale, salariatul trebuie să notifice angajatorul și să prezinte documente justificative în acest sens.

   Atât evenimentele familiale deosebite cât şi numărul zilelor libere plătite sunt stabilite prin lege sau trebuie stabilite prin contractul colectiv de muncă aplicabil ori prin regulamentul intern.

   Caracteristicile acestui concediu special îl reprezintă tipul de eveniment (familial) care îi permite angajatului să-l solicite, dar și faptul că acest eveniment trebuie să fie unul deosebit.

   Așadar vorbim de o situație în legătură directă cu familia angajatului. Gradul de rudenie până la care pot fi luate în considerare evenimentele care apar în legătură cu familia se va stabili prin contractul colectiv de muncă sau prin regulamentul intern. În cazul angajaților din sistemul bugetar este stabilit prin lege.

   Conceptul de familie nu trebuie extins în mod abuziv (referindu-ne aici la rudele ce depășesc gradul al IV-lea), dar nici nu trebuie redus abuziv (referindu-se doar la soția/soțul salariatului).

   Caracterul deosebit al evenimentului familial rezultă din situația diferită, specială, care depășește rutina zilnică. Impactul emoțional trebuie să fie unul puternic, astfel încât să afecteze concentrarea salariatului (căsătorie, nașterea unui copil, deces) la locul de muncă.

   Indiferent că vorbim de apariția unor evenimente fericite sau a unora nefericite, anagajatorul trebuie să respecte drepturile angajaților și să le acorde aceste concedii speciale. Însă Codul Muncii reglementează doar existența acestui drept al salariaților, fără a detalia evenimentele familiale deosebite. De aceea acest aspect îi revine angajatorului, care le va stabili prin contractul colectiv de muncă sau prin regulamentul intern.

   Pentru a fi la curent cu cele mai recente modificări ale legislației cu privire la relațiile dintre angajat și angajator, dar și pentru a nu avea probleme cu angajații și cu organele de control, contractele de consultanţă cu profesioniştii în relaţii de muncă, cu o experienţă bogată şi o pregătire juridică temeinică, vă permit minimizarea riscurilor dar și creșterea avantajului competitiv al companiei voastre.

Munca la domiciliu

   În contextul intern și internațional existent în acest moment, munca de acasă (work from home) este considerată ca o parte importantă a lumii afacerilor. Distanțarea fizică și socială, dar și limitarea dreptului cetățenilor de a se deplasa în afara domiciliului au determinat angajatorii să găsească diferite forme, din punct de vedere legal, de a se adapta noilor realități. Angajații dar și angajatorii au învățat extrem de repede că se poate munci și în afara unui loc de muncă organizat ca atare de către angajator și mai ales, că se poate munci și de acasă.

   Întrucât, în acest moment, nu se poate anticipa încă perioada de timp necesară pentru a se reveni la o situație normală, dar și faptul că unii angajatori își vor dori să mențină pe viitor modalitatea de lucru existentă în prezent, cred că muncii la domiciliu i se va acorda în viitor o atenție sporită.

   Munca la domiciliu este definită la art. 108 alin. (1) din Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii. Potrivit textului legal, sunt consideraţi angajați cu muncă la domiciliu acei angajați care îndeplinesc, la domiciliul lor, atribuţiile specifice funcţiei pe care o deţin. Trebuie menționat că noțiunea de domiciliu trebuie să fie privită în sens larg, în sensul că include și reședința angajatului.

   Un aspect extrem de important de reținut este faptul că un contract individual de muncă la domiciliu se încheie numai în formă scrisă. Prin extensie, modificarea tipului de contract din contract individual de muncă (CIM)  în contract individual de muncă la domiciliu (CIMD) are loc doar printr-un document scris, fie că vorbim de act adițional sau de o decizie a angajatorului.

   Conform art. 48 din Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii angajatorul poate modifica temporar locul si felul muncii, fără consimțământul salariatului, și în cazul unor situații de forță majoră, cu titlu de sancțiune disciplinară sau ca măsură de protecție a salariatului, în cazurile și în condițiile prevăzute de Codul Muncii. În contextul actual putem spune că modificarea locului și a felului muncii a fost determinată nu atât de voința unilaterală a angajatorului, cât de apariția unor evenimente sau situații independente de voința acestuia, cum este pandemia de COVID-19 și actele normative generate de aceasta.

   Cele două decrete ale președintelui României privind instituirea stării de urgență au obligat angajatorii să modifice temporar locul de muncă al angajaților, în mod unilateral, acolo unde este posibil, instituind munca la domiciliu sau telemunca. Practic vorbim de o măsură luată de autorități pentru protecția salariatului, pe baza recomandărilor medicale, întrucât activitatea angajatului nu mai poate fi desfășurată la locul de muncă organizat, ca urmare a pericolului infecției cu virusul SARS CoV-2. Această măsură a fost declarată ca fiind o măsură de primă urgenţă cu aplicabilitate directă şi imediată.

    Ulterior, în acceași notă, hotărârile de guvern privind prelungirea stării de alertă prevăd faptul că angajatorii dispun organizarea muncii la domiciliu, acolo unde specificul activității permite, în condițiile art. 108 – 110 din Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii.

   E important de reținut faptul că angajatorul are posibilitatea de a dispune, în baza unei decizii scrise, modificarea unilaterală a contractului individual de muncă numai în ceea ce privește locul și felul muncii, nu și  a celorlalte elemente ale contractului. Celelalte modificări impuse de lege în cazul activității la domiciliu se vor stabili printr-un act adițional.

   Pentru a fi în prezența unui contract individual de muncă la domiciliu, în conținutul său trebuie să regăsim următoarele elemente:

   a) precizarea expresă că salariatul lucrează la domiciliu sau reședința sa și locația exactă;

  b) programul în cadrul căruia angajatorul este în drept să controleze activitatea salariatului său şi modalitatea concretă de realizare a controlului;

   c) obligaţia angajatorului de a asigura transportul la şi de la domiciliul salariatului, după caz, al materiilor prime şi materialelor pe care le utilizează în activitate, precum şi al produselor finite pe care le realizează.

   În vederea îndeplinirii sarcinilor de serviciu ce le revin, salariaţii cu munca la domiciliu îşi stabilesc singuri programul de lucru. Ei se bucură de toate drepturile recunoscute prin lege şi prin contractele colective de muncă aplicabile salariaţilor al căror loc de muncă este la sediul angajatorului.

   Avantajele si dezavantajele muncii de la domiciliu pot fi:

• eliminarea timpului pierdut pentru deplasarea până la locul de muncă și înapoi;
• reducerea riscurilor accidentelor de muncă în timpul deplasării de la domiciliu la locul de muncă și înapoi;productivitatea angajatului;
• reducerea costurilor angajatorului cu prima de transport, mobilier, reducerea spațiului de lucru;
• creșterea creativității angajatului;
• creșterea libertății angajatului prin gestionarea timpului de muncă;
• scăderea absenteismului și a întârzierilor la locul de muncă;
• eliminarea stresului angajatului prin faptul că munca la domiciliu este asociată confortului și liniștii proprii;
• scăderea oboselii angajatului;
• faptul că legislația nu prevede că angajatorul trebuie să suporte contravaloarea tuturor cheltuielilor pe care salariatul le face în procesul muncii (spre exemplu, electricitatea consumată, etc).

   În concluzie putem spune că lucrul la distanță (remote work) ar putea deveni o obișnuință, astfel că prezența fizică la sediu, în mod permanent, a salariatului, nu va mai fi necesară. Companiilor ar putea să le fie indiferent dacă angajează o persoană care locuiește în același oraș în care își are sediul compania sau în altă locație, chiar în altă țară.

   Având această abordare, compania va avea acces la mult mai mulți potențiali candidați pentru o anumită poziție. Mai mult, dacă acea companie își are sediul într-un oraș considerat scump, atunci salariile pe care le plătește sunt ridicate. Angajând prin intermediul muncii remote candidați din alte orașe, unde nivelul de salarizare este mai scăzut, își poate reduce în acest mod cheltuielile salariale.

   Pe de altă parte pentru persoanele bine pregătite se deschide o piață mult mai mare. Astfel acestea nu vor fi mai fi nevoite să se mute în alt oraș sau în altă țară pentru o slujbă mai bine plătită, iar piața muncii va deveni astfel mai eficientă.

   Un aspect foarte important îl reprezintă evaluarea oamenilor. Acum ar fi contextul oportun ca angajatorii să vadă că valoarea unui profesionist rămâne constantă, independent de locul în care își desfășoară activitatea.

Medierea conflictelor de muncă

   Medierea reprezintă o modalitate de soluţionare a conflictelor pe cale amiabilă, cu ajutorul unei terţe persoane specializate în calitate de mediator, în condiţii de neutralitate, imparţialitate, confidenţialitate şi având liberul consimţământ al părţilor.

   Ea face parte din modalităţile alternative de soluţionare a conflictelor folosite pentru restabilirea dialogului, comunicării şi echilibrului atunci când există un conflict între două sau mai multe persoane fizice sau juridice, de drept public sau privat, asigurând în acelaşi timp prevenirea sau rezolvarea disputelor, păstrarea, relansarea şi reconstrucţia relaţiilor de colaborare între părţile aflate în conflict.

   Medierea se bazează pe încrederea pe care părţile o acordă mediatorului, ca persoană aptă să faciliteze negocierile dintre ele şi să le sprijine pentru soluţionarea conflictului, prin obţinerea unei soluţii reciproc convenabile, eficiente şi durabile.

   Așadar scopul exercitării profesiei de mediator îl constituie sprijinul acordat părţilor aflate în orice fază a conflictului.

   Legătura dintre mediere și conflictele de muncă este dată de faptul că relațiile de muncă au, pe lângă caracterul legal dat de încheierea contractelor de muncă dintre salariați și angajator, un caracter puternic afectiv. De aceea, soluționarea acestora prin mediere este o alternativă fezabilă. Având în vedere faptul că ne petrecem o mare parte a zilei alături de cei de la birou, indiferent că sunt colegi, subalterni sau superiori, pe lângă relațiile profesionale se dezvoltă și o serie de relații interpersonale și, mai ales, interumane. Acestea au, în stadiu latent, un potențial de conflict mai mare decât cele profesionale.

   Cele mai dese cauze ale conflictelor care au fost întâlnite în cadrul companiilor sunt legate fie de simple neînțelegeri, fie de chestiuni tehnice, pornind până la viziuni diferite asupra unui proiect. Astfel de conflicte au apărut ca urmare a:

• deficitului de resurse (finanțe, personal, echipamente);
• diferite atitudini, valori sau percepții ale angajaților din companie;
• neînțelegeri referitoare la obiective, priorități, interese;
• comunicarea ineficientă între compartimente, dar și între colegii aceluiași compartiment;
• faptul că rolurile și responsabilitatile angajaților nu sunt clar stabilite.

   De asemenea conflictele mai pot să apară și pentru că unele probleme din trecut au fost lăsate nerezolvate, însă și din cauza lipsei unui program de training ori a suprasolicitarii angajaților.

   În cazul în care între colegi sau între departamente nu există o comunicare eficientă, angajații fie pot deveni frustrați, pentru că au impresia că munca lor nu contează, fie vor face aceleași greșeli, pentru că nimeni nu le-a spus dacă a fost bine sau nu ceea ce au făcut ori au fost vag informați referitor la greșelile lor.

   Toate aceste cauze sunt generatoare de conflicte, iar mai devreme sau mai târziu vor crea rupturi între angajații companiei. În astfel de situații managerul societății trebuie să identifice conflictul, apoi, fie de unul singur, fie cu ajutor specializat (mediator), să abordeze cea mai bună tehnică pentru a calma spiritele.

    Astfel în cadrul ședinței de mediere pot fi identificate, pe lângă motivele inițiale, și alte motive mai puțin cunoscute de părți, dar care contribuie la starea de conflict. De aceea, cu ajutorul mediatorului, părțile își pot transmite una alteia cum au fost afectate de acțiunile celeilalte, precum și ceea ce simt în legătură cu acțiunile acesteia. Mai departe, în funcție de nevoile și aspirațiile fiecărei părți implicate în conflict (nevoi fiziologice, nevoi de siguranță, nevoi de apartenență, de autorespect și autorealizare) mediatorul poate identifica căile de găsire a unor puncte comune, astfel încât conflictul să poată fi dezamorsat. În plus, acestea pot transmite, formal sau informal, care sunt căile pe care ar dori să le urmeze pentru rezolvarea conflictului.

   Având în vedere caracterul confidențial al procedurii de mediere, aceasta va răspunde, în mod aplicat, direct problemelor ce fac obiectul medierii. Soluția care va fi indentificată în cele din urmă va fi o soluție proprie părților.

    Prin conflict individual de muncă se înțelege conflictul dintre un salariat și angajatorul său cu privire la drepturile și obligațiile părților care rezultă din desfășurarea raporturilor de muncă.

    Concret, conflictele individuale de muncă care ar putea fi supuse medierii, pot fi:

• Conflictele ce ar avea ca obiect drepturile negociate individual de salariați și acordate exclusiv în temeiul contractului individual de muncă (altele decât cele conferite în temeiul legii sau contractelor colective);
• Conflictele care privesc interpretarea unor clauze echivoce, lacunare din conținutul unor contracte individuale de muncă;
• Conflictele ivite în legatură cu necunoașterea de către salariat a legalității sau temeiniciei unor pretenții ale angajatorului;
• Conflictele în legatură cu plata unor despăgubiri pentru acoperirea prejudiciilor cauzate de părți prin neîndeplinirea sau îndeplinirea defectuoasă a unor obligații și care să nu privească drepturi corelative conferite de lege sau negociate în baza contractelor colective de muncă.

   În concluzie, apreciez că pot face obiectul medierii, conflictele individuale de muncă referitoare la drepturi și alte interese, specifice dreptului muncii, care nu intră în conflict cu legea sau cu clauzele de la nivelul contractelor colective de muncă.

  În momentul în care va fi sesizat, mediatorul va analiza şi va identifica natura conflictului din expunerea părţilor implicate, dar și prin studierea documentelor puse la dispoziția sa. Dacă constată existența unui conflict între părți, precum și faptul că acest conflict poate fi supus medierii, atunci se va declanșa procedura medierii și va informa părţile cu privire la mediere şi avantajele acesteia raportat la cazul concret al părţilor.

   Medierea reprezintă o cale rapidă de soluționare a conflictului, deosebit de eficientă și având costurile cele mai mici. Vorbim aici atât de costurile în bani cât și de cele adiacente: costuri reprezentând timpul consumat pentru soluționarea potențialului conflict cât și costurile emoționale.

   Este important de reținut faptul că medierea poate interveni atât înaintea deschiderii unui proces în instanța de judecată, cât și ulterior, în etapa procesuală.

   În faza extraprocesuală, acordul de mediere este, practic, o înțelegere între părți. În cazul în care se autentifică respectivul acord de mediere, acesta constituie titlu executoriu. O altă variantă, utilizată în practică, mai puțin costisitoare o reprezintă înaintarea acordului de mediere instanței de judecată și încuvințarea acesteia, fapt ce îi dă din nou acordului de mediere forța unui titlu executoriu.

   În ceea ce privește medierea în faza procesuală, aceasta poate interveni oricând pe parcursul procesului, indiferent de stadiul procesual, până la emiterea unei hotărâri definitive de către instanța de judecată. Instanța va lua act de voința părților, chiar la momentul depunerii acordului de mediere și va consfinți, în ședință, cele stabilite în cuprinsul acestuia.

   În concluzie, utilizarea medierii pentru soluționarea conflictelor de muncă poate fi o alternativă eficientă prin care părțile, cu ajutorul mediatorului, pot ajunge la încheierea unui acord care să satisfacă toate părțile aflate în conflict, fără ca una dintre acestea să se simtă sau să fie în pierdere.

   Deşi pare greu de crezut, prin mediere se obţine întotdeauna cea mai bună soluţie și va rezulta o hotărâre cu care toate părțile aflate în conflict sunt de acord şi astfel fiecare va fi în câştig.

   Așadar putem spune că medierea este calea de reconstruire și menținere a unei relații care anterior a fost deteriorată datorită conflictului, spre deosebire de procesul clasic de judecată, unde, de regulă relația dintre părți este într-o stare conflictuală accentuată.

  Reţineţi: după un proces în instanţă, întotdeauna unul câştigă şi celălalt pierde. Dar dintr-un birou de mediator vor ieși doi învingători!

   Un mediator este cel mai bun lucru care vi se poate întâmpla… dar nu vă veţi da seama de acest lucru decât atunci când veți avea de soluţionat o problemă juridică.